ERP-järjestelmän käyttöönotto on aina merkittävä päätös yritykselle, oli kyse sitten ensimmäisestä toiminnanohjausjärjestelmästä tai vanhan järjestelmän uudistamisesta. Me SprintIT:llä arvioimme asiakkaidemme kanssa parasta tapaa edetä ERP-käyttöönotossa, ja lähdemme aina liikkeelle yrityksen tarpeista, tavoitteista sekä arvioinnista siitä, mitkä ovat yrityksen omat valmiudet viedä projekti läpi. Nämä asiat ratkaisevat, kannattaako valita itsenäinen käyttöönotto, hybridimalli vai täysimittainen kumppanuus kokeneen ERP-toimittajan kanssa.
ERP-järjestelmän käyttöönotto muuttaa yrityksen keskeisiä toimintatapoja, kun esimerkiksi myyntiä, varastonhallintaa, taloushallintoa ja asiakaspalvelua aletaan ohjata jatkossa samasta järjestelmästä. Onnistunut ERP-käyttöönotto vaatii siksi enemmän kuin vain ohjelmiston asentamisen. Se edellyttää selkeää suunnitelmaa siitä, kuka projektia johtaa, millä aikataululla edetään ja kuinka paljon ulkopuolista osaamista tarvitaan. Tämä suunnitelma, käyttöönottostrategia sekä käyttöönoton kumppani ratkaisevat usein sen, kuinka sujuvasti käyttöönotto onnistuu.
Mitkä ovat yrityksesi valmiudet ERP-käyttöönottoon?
Kun arvioit yrityksellesi kustannustehokkainta tai edullisinta tapaa ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä, on tärkeää arvioida ohjelmiston ja projektin kokonaiskustannuksia. Valittavaan tapaan vaikuttaa muun muassa:
- Yrityksen henkilöstön IT-osaamisen taso
- Yrityksen henkilöstön kokemus ja osaaminen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta
- Kuinka monen henkilön työaikaa on mahdollista varata projektille?
- Millaisia erityistarpeita yrityksellä on ERP-järjestelmän toiminnallisuuksien suhteen. Erityistarpeet vaikuttavat mahdollisiin kehitysvaatimuksiin eli siihen, kuinka paljon on tarvetta tehdä yritykselle räätälöityä koodia.
- Projektille varattu kokonaisbudjetti ja yrityksen investointikyky.
Kolme tapaa edetä ERP-käyttöönotossa
Kun valmiudet on kartoitettu, on aika valita sopiva käyttöönottotapa. ERP-käyttöönotto voidaan toteuttaa kolmella päätavalla: itsenäisesti, hybridimallilla tai täysimittaisena kumppanuutena kokeneen Odoo-toimittajan kanssa. Jokainen tapa sopii erilaiseen tilanteeseen, ja oikea valinta riippuu siitä, kuinka paljon osaamista, aikaa ja budjettia yritykselläsi on käytettävissä. Käymme seuraavaksi läpi, mitä kukin vaihtoehto käytännössä tarkoittaa.
Itsenäinen ERP-käyttöönotto sopii vahvan IT-osaamisen yritykselle
Minimibudjetilla kokenut stara hoitaa kaiken itse
Avoimeen lähdekoodiin perustuvan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän voi ottaa käyttöön itsenäisesti ja lähes ilmaiseksi Odoo Community -versiolla. Jos haaveilet "ilmaisesta ERPistä", sinulla on hyvä olla erittäin vahvaa IT-osaamista ja lisäksi kokemusta toiminnanohjausjärjestelmistä. Tämä reitti sopii yrityksille, joilla on vahvaa IT-osaamista ja aiempaa kokemusta toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotosta talon sisällä sekä aikaa.
Maltillisiin lisenssimaksuihin perustuvan Odoo Enterprise -version voi ladata käyttöön kuka tahansa, ja järjestelmän voi testata ilmaiseksi 15 päivän ajan suoraan Odoon sivustolla. Täysin itse toteutettu projekti sopii parhaiten yrityksille, joiden liiketoimintaprosessit ovat yksinkertaisia ja yleisiä, ja joiden henkilöstöllä on riittävästi aikaa ja osaamista projektin läpivientiin.
Hybridimalli yhdistää oman osaamisen ja kumppanin tuen ERP-käyttöönotossa
Teet suurimman osan työstä itse, SprintIT auttaa haastavimmissa kohdissa
Hybridimalli on suosittu tapa edetä etenkin kasvuvaiheen yrityksissä. Siinä johdat projektia itse ja teet suurimman osan työstä omalla tiimilläsi. Tähän ratkaisuun päätyvät useimmiten pienehköt yritykset, joilla on vahva kokeilukulttuuri ja halu oppia tekemisen kautta, mutta ei resursseja viedä koko projektia läpi yksin.
Hybridimalli edellyttää jonkinlaista IT-osaamista sekä Odoon toiminnallisuuksien hyvää tuntemusta jo projektin alkuvaiheessa. SprintIT::n konsultit astuvat mukaan silloin, kun tarvitset syvällisempää Odoo-osaamista, esimerkiksi kolmansien osapuolten moduulien arviointiin ja asentamiseen, integraatioiden toteutukseen tai omien toiminnallisuuksien räätälöintiin. Käytännössä kumppania tarvitaan tyypillisimmin silloin, kun järjestelmä pitää yhdistää verkkokauppaan tai taloushallinnon ohjelmistoon, tai kun raportointitarpeet vaativat räätälöityjä näkymiä. SprintIT on Pohjoismaiden suurin Odoo-kumppani jolla on runsaasti kokeneita Odoo-osaajia, joten apua löytyy tiukan paikan tullen.
Täysimittainen kumppanuus vie ERP-käyttöönoton maaliin kanssasi
Joustava, ohjattu malli laajoihin kokonaisuuksiin, joissa on kehitystarpeita
Suurin osa asiakkaistamme tavoittelee mahdollisimman kustannustehokasta, nopeaa ja vaivatonta tapaa ottaa käyttöön toiminnanohjausjärjestelmä. Kun yritykselläsi on paljon erityistarpeita tai integraatiovaateita, suosittelemme yhteistyötä kokeneen kumppanin kanssa. SprintIT on Pohjoismaiden johtava Odoo-asiantuntija ja Suomen pitkäaikaisin Odoo Gold Partner. Olemme toteuttaneet yli 1000 ERP-käyttöönottoa yli 450 asiakkaalle, ja asiakaspysyvyys on Suomen Odoo-kumppaneiden korkein 96 prosenttia.
Täysimittainen kumppanuus edellyttää investointikykyä, mutta tarvittaessa projektille voidaan hankkia rahoitus, jolloin kustannukset tasaantuvat pidemmälle aikavälille. Yrityksillä ei useinkaan ole valmiita henkilöresursseja tai vakiintuneita rutiineja harvoin eteen tulevan järjestelmäprojektin läpiviemiseen. Kumppanin kanssa toimimalla vältät aikaa vievän ja riskialttiin määräaikaisen projektihenkilöstön rekrytoinnin.
Odoossa, kuten useimmissa toiminnanohjausjärjestelmissä, yksi ja sama prosessi voidaan toteuttaa monella eri tavalla. Kokeneena kumppanina valitsemme yrityksellesi kustannustehokkaimman ja aikaa kestävimmän toteutustavan. Meillä on toimivat kontaktit ja hyvä ymmärrys Odoon globaalin kumppaniverkoston hyödyntämisestä. Olemme osa Best Odoo Partners -yhteisöä, jonka kautta meillä on vahvat ja toimivat verkostot Odoo-kumppaneihin ympäri maailman. Nämä verkostot auttavat löytämään nopeasti parhaat jo muualla toteutetut ratkaisut. Se, mitä yrityksesi tarvitsee, on usein jo ratkaistu kertaalleen toisella puolella maapalloa, joten pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan.
Onnistunut projekti vaatii aina tiivistä yhteistyötä yrityksesi ja meidän välillä. Sovimme projektin alussa vastuualueista, jotka jaetaan yrityksesi tarpeiden ja toiveiden mukaan. Vastaamme täysimittaisessa kumppanuudessa Odoo-projektin kokonaisvaltaisesta johtamisesta, järjestelmän käyttöönotosta sekä jatkokehityksestä ja tukitoiminnoista. Huolehdimme myös järjestelmän asentamiseen liittyvistä töistä, integraatioiden toteutuksesta sekä toiminnallisuuksien räätälöinnistä ja testauksesta. Kannattaa keskittää omat resurssisi ydinprosessien hiomiseen sekä henkilökunnan sitouttamiseen ja kouluttamiseen, sillä muutosjohtaminen ratkaisee lopulta ERP-investoinnin kannattavuuden pitkällä tähtäimellä.
Lue tarkemmin käyttöönoton vaiheista blogikirjoituksestamme Odoo-käyttöönotto: 10 askelta onnistuneeseen ERP-uudistukseen.
Kasvavalla TEXAlla oli tarve uudistaa vanhat ja osin kankeat järjestelmät. Odoon käyttöönoton myötä myös sisäiset kehitysprojektit etenevät jatkossa jouhevasti.
"Meidän projektia johdettiin todella taidokkaasti. Projektipäällikkö Henri oli tarvittaessa riittävän tiukka ja jämäkkä. Hän piti huolen siitä, että emme rönsyilleet tai poikenneet alkuperäisestä suunnitelmasta ja että teimme tarvittavat asiat ajallaan. Tiesimme jatkuvasti missä kohtaa mennään ja mitä on tulossa seuraavaksi. Henrin oikeanlainen viestintä meidän suuntaan oli kultaakin arvokkaampaa.”
Halvin ERP-käyttöönotto ei aina ole kustannustehokkain
Kun vertailet käyttöönottotapoja, katso pelkän lisenssihinnan sijaan projektin kokonaiskustannuksia. Itsenäinen käyttöönotto näyttää paperilla halvimmalta, mutta jos yrityksellä ei ole valmiuksia viedä projektia läpi tehokkaasti, viivästykset ja korjaustyö syövät säästöt nopeasti. Kumppanin kanssa toimiminen tuo kustannukset esiin heti alussa ja pienentää projektin aikana tulevia yllätyksiä.
SprintIT arvioi aina ERP-käyttöönoton kokonaiskustannuksia yhdessä asiakkaan kanssa. Osuutemme kustannuksista muodostuu itse käyttöönottoprojektista: koulutuksesta, testauksesta, datan siirrosta, mahdollisista integraatioista muihin järjestelmiin ja käyttöönoton jälkeisestä tuesta. Odoon lisenssimaksut asiakas maksaa suoraan Odoolle. Kun kustannukset arvioidaan kokonaisuutena, yritys näkee heti, mikä vaihtoehdoista on todellisuudessa kustannustehokkain juuri sen omassa tilanteessa.
Vertailu: kolme tapaa ottaa ERP käyttöön
Käytännössä valtaosa yrityksistä päätyy tekemään yhteistyötä kumppanin kanssa kun halutaan ottaa ERP-järjestelmä käyttöön. Kumppanuus on tehokkain ja sujuvin tapa toteuttaa Odoon käyttöönotto. Kun kaikki välilliset kustannukset lasketaan mukaan, kumppanuus on pitkällä aikavälillä myös kustannustehokkain vaihtoehto.
Alla oleva taulukko kokoaa yhteen kolmen käyttöönottotavan keskeiset erot.
Kriteeri | Itsenäinen käyttöönotto | Hybridimalli | Täysimittainen kumppanuus |
Yrityksen IT-osaaminen | Vahva, kaikki osaaminen talon sisällä | Kohtalainen, tukea haastaviin kohtiin | Ei erityisvaatimuksia yritykselle itselleen |
Vastuunjako | Kaikki vastuu yrityksellä itsellään | Asiakas vastaa kokonaisuudesta, kumppani erikseen sovituista teknisistä toteutuksista | SprintIT johtaa projektia ja vastaa teknisestä toteutuksesta, asiakas keskittyy omiin prosesseihinsa |
Kustannukset | Pienimmät | Vaihtelevat tarvittavan avun mukaan. Sovitaan aina erikseen. | Suurimmat, mutta ennakoitavat ja hallitut |
Sopii parhaiten | Pienelle yritykselle, jolla yksinkertaiset prosessit | Kokeilevalle yritykselle, jolla on Odoo-osaamista | Valtaosalle yrityksistä, joilla on investointikykyä tehokkaaseen käyttöönottoon |
Varmista onnistunut ERP-käyttöönotto
Käyttöönottotavan valinta on vasta ensimmäinen askel. Onnistunut käyttöönotto vaatii myös oikeiden ihmisten sitouttamista, huolellista tietojen siirtoa ja johdonmukaista muutosjohtamista. Kokosimme näistä tarkemmat vinkit artikkeliimme Odoon käyttöönoton 10 askelta.
Aloitetaan yhdessä!
SprintIT auttaa arvioimaan, mikä käyttöönottotapa sopii juuri sinun yrityksellesi. Ota yhteyttä, niin käymme yhdessä läpi tilanteesi ja rakennamme toimivimman polun ERP-projektillesi.