Ajoneuvojen laadukkaaseen varusteluun erikoistunut Tamlans käytti yhtä ja samaa toiminnanohjausjärjestelmää huikeat 25 vuotta. Pitkään palvellut järjestelmä ei kuitenkaan enää tukenut Tamlansille tärkeitä liiketoimintaprosesseja. Myös järjestelmästä saatava tieto oli heikkolaatuista tarpeisiin nähden. Vajavaisen järjestelmän vuoksi toiminnan tehokkuus alkoi kärsiä ja henkilökunta turhautua. Vanhan järjestelmän kehittäminen oli työlästä eikä se tukenut liikkuvaa tai etätyötä. Koska järjestelmätuki oli heikkoa, eikä järjestelmään ollut tiedossa isompia päivityksiä, Tamlans päätti ryhtyä nykyaikaistamaan ERP-järjestelmäänsä.
Uuden järjestelmän selvitystyö tehtiin huolella ja ajan kanssa. Tutustuttuaan kymmeneen eri toiminnanohjausjärjestelmään Tamlans päätyi lopulta moderniin, ketterästi kehitettävään ja mobiilisti kaikilla päätelaitteilla toimivaan Odooseen.
Odoon vaiheittaisen käyttöönottoprojektin rinnalla hiottiin prosessit kuntoon
Osana järjestelmän uusimisprojektia, Tamlans teki yhteistyössä Tampereen teknillisen korkeakoulun kanssa selvityksen, jossa kuvattiin Tamlansin prosessit, kirjattiin vanhan järjestelmän ongelmat ja laadittiin vaatimusmäärittelyt tulevalle järjestelmälle.
| ERPin käyttöönottoprojektin yhteydessä Tamlans hioi sisäiset prosessinsa kuntoon. Vaikka Odoon yksi vahvuus on helppo ja edullinen räätälöinti, Tamlans pyrki hyödyntämään mahdollisimman tehokkaasti vakio-Odoon ominaisuuksia. Perustoiminnallisuuksia muokattiin tukemaan Tamlansin kriittisimpiä prosesseja, kuten asiakaskohtaisten tuotteiden konfigurointia ja niiden tehokasta tuotantoon siirtoa. Odoossa on lähes sata vakiosovellusta, jotka kaikki sisältyvät käyttäjäkohtaiseen lisenssimaksuun. Mukaan lukien verkkosivusto ja asiakasportaali. Tamlansilaiset perehtyivät käyttöönottoprojektin aikana niin hyvin Odooseen, että he osasivat ottaa Odoo-verkkosivuston käyttöön täysin itsenäisesti. Myöhemmin SprintIT auttoi lisäämään asiakasportaalina käytetylle verkkosivustolle sellaisia lisätoiminnallisuuksia, jotka tehostivat jälleenmyyjien palvelemista digitaalisesti. |
Tiedon laatu parani läpi koko tilaus-toimitusketjun
Tamlans valmistaa jonkin verran omia vakiotuotteita, joiden tuotanto on järjestelmän näkökulmasta yksinkertaista. Haastavimpia ovat kuitenkin monimutkaiset konfiguroitavat projektikohtaiset tuotteet, jotka suunnitellaan ja valmistetaan asiakaskohtaisesti kuhunkin ajoneuvoon sovitettuna. Esimerkiksi hälytysajoneuvoihin rakennettavat ammattikäyttöön soveltuvat ja ergonomiset varustelut vaativat asiakaskohtaista räätälöintiä.
Tuotannon varastoissa on tuhatpäin komponentteja ja varaosia, joista rakennetaan kullekin asiakkaalle yksilöllinen ratkaisu. Projektinomaisen valmistuksen tehokas johtaminen asettaa erityisiä vaatimuksia tuotannonohjausjärjestelmälle, ja tuoterakenteiden sekä projektikohtaisten valmistussuunnitelmien hallinnalle.
Myynnin ja valmistuksen tueksi Tamlans tarvitsi järjestelmän, jolla on helppoa suunnitella asiakkaan tarvitsemat ratkaisut ja siirtää suunnitelmat helposti luettaviksi tarjouksiksi asiakkaalle. Toisaalta tarjouksen tuli sisältää myös niin tarkka tuoterakenne ja valmistussuunnitelma, että tiedot voidaan siirtää tarjouksista helposti tuotantoon.
SprintIT räätälöi Tamlansin Odoo-järjestelmää niin, että myyntikonfiguraattorissa syntynyt tieto siirtyy hyväksytyltä tarjoukselta tuotantotilaukseksi - automaattisesti ja selkeästi tulkittavassa muodossa.
“Odoo tarjoaa valmiin myyntikonfiguraattorin, josta saatiiin SprintIT:n räätälöinneillä hyvin meidän toimitusprosessimme ytimenä toimiva myynnin työväline. Suurin haaste on valmistella ja sitouttaa oma henkilöstö toimimaan uusien prosessien ja toimintatapojen mukaisesti. Se vaati paljon keskustelua, koulutusta ja ymmärryksen luomista yksilön oman työn sisällön lisäksi myös muiden työhön ja kokonaisiin toimintaprosesseihin liittyen”.
Mikko Valve, Tamlansin toimitusjohtaja
Toimihenkilösäästöjä puoli henkilötyövuotta, suurin hyöty tiedon laadun parantumisessa
Ennen investointipäätöstä Tamlans teki laskelmat siitä, millaisia säästöjä pitäisi saada aikaiseksi, jotta investointi olisi kannattava.
“Nyt olemme arvioineet, että olemme 15 henkilön toimihenkilötiimissä säästäneet vähintään puolikkaan henkilötyövuoden verran. Nämä säästöt liittyvät tiedon haun helppouteen, tietojen automaattiseen siirtoon ja päällekkäisten tehtävien karsimiseen. Käytännössä helpoiten mitattavissa olevat säästöt kohdistuvat myynti- ja ostolaskujen käsittelyyn, reskontraan ja varastokirjanpitoon.”
“Suurimman hyödyn Odoosta olemme saaneet useista laadullisista parannuksista liiketoimintaprosesseihin. Nyt kun myynti tapahtuu myyntikonfiguraattorin kautta, tieto siirtyy tarkemmin ja laadukkaampana sekä hankintaan että tuotantoon. Hankintaa on automatisoitu hankintasäännöin ja automaattisin ostoehdotuksin. Lisäksi varastonhallinta on tehokkaampaa helppokäyttöisen ja mobiilisti toimivan varastokirjanpitojärjestelmän vuoksi.”
Odoo-käyttöönotto SprintIT:n kanssa alitti kulubudjetin
Kun toimitusjohtaja Mikko Valve kertoo Tamlansin ERP-projektista, se kuulostaa erinomaiselta oppikirjaesimerkiltä. Tamlans käytti muutokseen valmistautumiseen aikaa useamman vuoden ajan. Osa henkilöstöstä oli käyttänyt edellistä järjestelmää 25 vuotta, ja oli tärkeää sitouttaa kaikki uuden järjestelmän käyttöönottoon.
Matkan varrelle osui paljon haasteita, kuten Covidin ja Ukrainan sodan aiheuttamat muutokset toimintaympäristössä. Henkilökuntaa todella koeteltiin, kun samalla tehtiin yrityksen historian suurinta sisäistä järjestelmämuutosta. Kaikesta tästä huolimatta Tamlans onnistui viemään projektin onnistuneesti läpi ja vielä alle budjetin.
Varsinainen käyttöönottoprojekti kesti puoli vuotta. Tänä aikana Tamlans hioi omia prosessejaan ja Odoota muokattiin tukemaan niitä. Henkilöstö sitoutettiin mukaan muutokseen alusta alkaen ja heidän kouluttamiseensa panostettiin. Olemassa olevan datan valmistelu ja datan siirtäminen oli työlästä. Haastetta lisäsi se, että datan siirron yhteydessä tehtiin massiivista kehitystyötä tuoterakenteiden täsmentämiseksi. Jatkokehityshankkeita aikataulutettiin joustavasti niin, että henkilöstön kuormitus pysyisi kohtuullisena.
“Lopulta ERP-prosessi kokonaisuudessaan vietiin läpi alle budjetoidun. Siihen vaikutti se, että SprintIT oli laatinut realistisen työmääräarvion, ja toisaalta meidän oma henkilöstö pystyi myös ottamaan kehitysvastuuta.”
SprintIT:n rooliin konsulttina ja käyttöönottoprojektin asiantuntijana luotettiin, sillä tämä oli Tamlansin ensimmäinen ERPin vaihdosprojekti.
“Yhteistyö SprintIT:n projektipäällikkö Samu Tuomiston kanssa toimi erittäin hyvin. Hänen vahvan järjestelmätuntemuksensa avulla selvitimme, mikä on mahdollista ja mitkä toteutusvaihtoehdot ovat teknisesti järkeviä Odoossa. Suunnittelimme uudet prosessimme yhdessä SprintIT:n kanssa Odooseen sopiviksi. Projektinhallintaa teimme yhteistyössä, sillä vastuutahan ei voi täysin ulkoistaa ulkopuoliselle.”
Odoo on kehityshaluisen unelma
“Odoo sopii parhaiten ketterälle ja kehittymishaluiselle yritykselle. Odoossa voi testata matalalla kynnyksellä ja melko pienin kustannuksin erilaisia tapoja järjestää prosesseja.
SprintIT tarjosi meille erilaisia toteutusvaihtoehtoja, joista me valitsimme itsellemme sopivimman. Jos uusi tapa tai prosessi ei osoittautunutkaan testausvaiheessa hyväksi, oli siitä henkisesti helppo luopua, kun siihen ei oltu investoitu isoja summia rahaa”, kertoo Valve.
Haluatko kuulla lisää Odoosta?
Liity joukkoomme ja onnistu ERP-projektissasi! | |||||||||||