Marinetek on erikoistunut kelluviin rakenteisiin ja venesatamien toteuttamiseen. Yli 2 500 satama- ja laituriprojektia 50 maassa asetti tarpeen konsernin eri yksiköiden toiminnan yhtenäistämiselle. Marinetekilla on tytäryhtiöitä ja tuotantoa globaalisti mm. Euroopassa, Pohjois-Amerikassa ja Lähi-Idässä, ja näissä yhteensä 70 työntekijää.
Vuonna 2023 Marinetek lähti uusimaan konsernin järjestelmäkokonaisuutta. Aiemmin käytössä oli ollut useita eri ohjelmistoja, kuten vanhentunut Navision, paikallisia ERPpejä ja dokumentinhallintaratkaisuja. Näiden tuottaman datan yhteensovittaminen oli työlästä ja konserniraportointi vaatikin hurjasti manuaalista työtä. Uuden ratkaisun haluttiin tuovan yhtenäisyyttä ja ketteryyttä, jotta saataisiin läpinäkyvyyttä koko konsernin läpi. Valituksi tuli Odoo ja käyttöönottokumppaniksi valittiin SprintIT.
"Oli tullut selväksi, että ei ole järkevää jatkaa näin hajautetulla järjestelmäkentällä. Halusimme tuoda läpinäkyvyyttä, yhdenmukaistaa prosesseja ja päästä eroon manuaalisesta excel-pyörittelystä. Odoo tarjosi siihen modernin ja muokattavan alustan", kertoo Group Controller Antton Boman.
Yksi järjestelmä koko konsernille
Odoo otettiin käyttöön useissa maissa lähes samaan aikaan: Suomessa, Latviassa, Kroatiassa, Ruotsissa ja Yhdysvalloissa.
SprintIT:n johdolla käyttöön otettiin muun muassa myynnin, ostojen, varastonhallinnan, projektien ja taloushallinnon moduulit. Lisäksi järjestelmään rakennettiin ratkaisu projektien osatuloutukseen ja luotiin integraatiot SolidWorksiin, Hubspotiin ja nShiftin kuljetusjärjestelmään.
Yksi suurimmista konkreettisista hyödyistä saavutettiin konsernin sisäisissä tilausprosesseissa. Aiemmin tilausketjujen käsittely vaati sähköpostittelua ja manuaalista syöttöä useassa maassa eri järjestelmiin. Nyt kaikki yritysten välinen myynti ja osto, niin kutsutut inter-company-prosessit, tapahtuvat automaattisesti Odoossa.
"Kun Suomessa tehdään myyntitilaus Odooseen, se konvertoituu automaattisesti ostotilaukseksi tytäryhtiön tehtaalle. Tehtaan päässä syntyy myyntitilaus takaisin Suomeen, ja tehtaalta tilataan tarvittavat materiaalit ostoehdotuksen pohjalta. Tämä ketju toimii täysin automaattisesti, eikä vaadi manuaalista työtä. Tällä muutoksella säästetään huomattavasti aikaa ja vältetään virheitä", Boman kuvaa.
Sisäinen yhteistyö tiivistyi, kun koko konserni toimii nyt samoin
Odoon järjestelmäprojekti toimi samalla myös tietynlaisena organisaatiomuutoksena. Marinetekin tytäryhtiöt olivat aiemmin toimineet itsenäisesti, kaikki omien käytäntöjen mukaan. Odoon käyttöönoton yhteydessä määriteltiin yhteiset prosessit, ja niitä lähdettiin jalkauttamaan konsernin laajuisesti.
"Tämä projekti on selvästi tiivistänyt yhteistyötä. Ennen kukin yksikkö toimi omalla tavallaan, mutta nyt meillä on yhteiset rakenteet ja toimintatavat. Olemme siirtyneet 'me ja muut' -mallista yhteiseen konserniin ja toimintatapoihin", Boman toteaa.
Yhteiset prosessit näkyvät arjessa: tiedon kulku on sujuvampaa, näkymä varastoihin ja tuotetietoihin on kaikkien saatavilla, ja esimerkiksi projekteille on rakennettu näkymä helpottamaan projektipäällikön työtä.
SprintIT mukana asiantuntevana kumppanina
SprintIT toimi projektin käyttöönottokumppanina, joka yhdisti liiketoimintaymmärryksen ja teknisen asiantuntemuksen. Projektipäällikkö Marko Mäkinen sai erityiskiitosta määrätietoisesta otteestaan ja kyvystään pitää projekti hallinnassa. Vaikka matkalle mahtui yllätyksiä ja aikataulumuutoksia, kokonaisuus pysyi hyvin kasassa.
"SprintIT:ltä löytyi aina ratkaisu – ja usein jopa useampi. Heillä oli innovatiivisia ideoita, joista osan otimme käyttöön. Oli arvokasta, että meillä oli kokenut kumppani, joka ymmärsi niin järjestelmän kuin liiketoimintaprosessit", Boman sanoo.
Tie jatkuu: raportointi seuraavaksi
Tällä hetkellä Marinetek viimeistelee konserniraportoinnin siirtämistä Fuusorin päälle. Odoon ja Fuusorin integraation myötä tavoitteena on päästä pois lopullisesti manuaalisesta numeron pyörittelystä ja tarjota räätälöidyt näkymät eri tasoille – projektipäälliköille, talousosastolle ja
hallitukselle.
"Odoolla päästiin hyvälle pohjalle, ja Fuusor täydentää sen. Pian meillä on koko konsernin kirjanpito- ja raportointitiedot yhdessä paikassa ja päästään lopullisesti eroon exceleistä."
Tehokas arki, tyytyväinen johto
Marinetek on onnistunut ottamaan merkittävän harppauksen eteenpäin digitalisaatiossa. Odoon avulla saatiin yksi, konsernin laajuinen järjestelmä, joka yhdistää toiminnot, maat ja ihmiset. Tietoa voidaan nyt hyödyntää reaaliaikaisesti ja päätöksenteko perustuu yhtenäisiin prosesseihin.
"Minä olen pääsääntöisesti tyytyväinen Odooseen. Toteutettu muutos järjestelmän näkökulmasta Marinetekilla on ollut suuri vaikkakin jonkin verran kehitystyötä ja hienosäätöä on vielä jäljellä. Suosittelen ehdottomasti pitämään Odoon yhtenä vaihtoehtona uutta ERP-järjestelmää valittaessa."
SprintIT auttaa rakentamaan järjestelmän, joka palvelee juuri sinun yritystäsi!
Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten Odoo voisi toimia sinun arjessasi.