“Olen helpottunut, että talouskin on nyt Odoossa”, Kasper Söderholm, Quuppa Oy:n talousjohtaja.

Quuppa on suomalainen sisätilapaikannusjärjestelmiä kehittävä ja myyvä teknologiayritys. Quuppa on kasvanut vauhdikkaasti. Vuonna  2018 liikevaihto kolminkertaistui ja nykyään myyntiedustus löytyy kaikilta mantereilta. Nopea kasvu ja kansainvälistyminen johtivat tyypilliseen tarinaan, jossa datan määrä kasvoi valtavaksi ja  asioita hoidettiin useilla eri järjestelmillä.

“Valtavan datamäärän ja monien irrallisten järjestelmien vuoksi meillä alkoi läpinäkyvyys kärsiä. Siihen lähdettiin hakemaan avuksi toiminnanohjausjärjestelmää”, Söderholm sanoo.

Odoon joustavuus ja SprintIT:n laaja ammattitaito ratkaisi järjestelmä-  ja kumppanivalinnat

Quupan liiketoimintajohto kaipasi ensisijaisesti parempaa läpinäkyvyyttä laitteiden ja ohjelmistojen tuotantoon, myyntiprosessin seurantaan sekä myynnin ennustettavuuteen. Lisäksi heillä oli tarve ratkaista lisenssimyynnin toistuvaislaskutukseen liittyvät haasteet.

Koska tiedossa oli pienehkölle kasvuyritykselle valtava investointi, järjestelmävalinta oli pitkän harkinnan tulos. Apua etsittiin tuotannon suunnitteluun ja ennustamiseen sekä softalisenssien toistuvaislaskutukseen. 

Valittavan järjestelmän käyttökustannusten tuli olla kasvuyrityksen budjettiin sopivat. Quupan liiketoimintamalli on moniuloitteinen, minkä vuoksi järjestelmää oli päästävä myös räätälöimään kohtuullisin kustannuksin. Ketterän kehityksen lisäksi Odoon avoin lähdekoodi painoi valinnan vaakakupissa. 

Seuraavaksi piti löytää luotettava käyttöönottokumppani. SprintIT valittiin kumppaniksi, koska heiltä löytyi riittävän laajaa ammattitaitoa vaativan projektin läpiviemiseksi.  

Pienin askelin kohti visiota

Quupalla oli selkeä visio siitä, mitä uudelta toiminnanohjausjärjestelmältä haluttiin. Tavoitteena oli päästä  eroon toisistaan irrallisista järjestelmistä, lisätä läpinäkyvyyttä ja saada kokonaiskuva ohjelmistolisenssien tilausten hallinnasta.

Monimutkaisessa liiketoiminnassa ERP-käyttöönottokumppanin on ymmärrettävä asiakkaan koko liiketoiminnan periaatteet. Ilman kokonaisvaltaista ymmärrystä ERP-projektilla ei ole onnistumismahdollisuuksia.  Quupan liiketoimintamalli on valtavirrasta poikkeava, sillä asiakkaille myydään fyysisten laitteiden lisäksi pilvipalveluna toimitettavaa aikapohjaista ohjelmistoa. 

Tällaisen liiketoiminnan avuksi rakennettavan toiminnanohjausjärjestelmän suunnittelu vaati paljon perehtymistä ja kokonaiskuvan ymmärtämistä. Työhön valjastettiin  sekä Quupalta että SprintIT:ltä senioritason osaajia.

Projekti aloitettiin Fit-Gap -analyysillä, jossa selvitettiin vakio-Odoon soveltuvuus sellaisenaan Quupan tarpeisiin. Sen jälkeen kuvattiin prosessit, joiden käsittelyä Odoossa tuli kehittää Quupan tarpeiden mukaisiksi.

Nälkä kasvaa syödessä

Ensitöiksi Quuppa luopui erillisestä CRM:stä ja tarjousten laadintaan tarkoitetusta ohjelmistoista. Quupalla rekrytoidaan kymmeniä ihmisiä vuodessa, joten HR-moduuli otettiin myös käyttöön jo alkuvaiheessa.

Pian kuitenkin selvisi, että täydellisen kokonaiskuvan ja läpinäkyvyyden saamiseksi Odooseen oli liitettävä myös taloushallinto. Taloushallinnon käyttöönotossa oli alkuun hieman haasteita, mutta SprintIT:n projektipäällikkö Petri Järvisen avulla projekti saatiin pidettyä hyvin kasassa. 

“Petrillä on kyky kuunnella, ja hän pyrkii aina löytämään ratkaisut mitä erilaisimpiin toiveisiin. Kun projektissa tuli eteen suurempia haasteita, Petri valjasti SprintIT:ltä lisää senioritason osaamista projektimme tueksi”, kertoo Kasper Söderholm.

Onnistunut  projekti vaatii aina aktiviista projektinohjausta sekä omistautunutta projektiryhmää. Quupan ja SprintIT:n projektitiimi etsi ja löysi yhdessä parhaat ratkaisut.

“Nyt kun olemme saaneet taloushallinto-osionkin toimimaan, olen todella tyytyväinen Odooseen. Ero edelliseen järjestelmään on huomattava. Suurin etu Odoossa tulee siitä, että kaikki taloushallinnon tiedot linkittyvät suoraan muihin osioihin, kuten CRM:ään ja tarjousten laskentaan. Lisäksi Odoon mobiiliversio nostaa järjestelmän käytön aivan omaan luokkaansa."

Nyt Odoo palvelee Quupan liiketoiminnan erityispiirteitä halutulla tarkkuudella. Ja ne järjestelmät, joista ei vielä tässä vaiheessa ole haluttu luopua, on integroitu SprintIT:n kehittäjien avulla Odooseen. 

Kasper Söderholm, talousjohtaja, Quuppa Oy

Pitkän työuran ansiosta Kasperille on syntynyt käsitys siitä, mitkä ovat ERP-projektien tavanomaisimpia kompastuskiviä – joita hän osaa nykyään varoa.

Kasper on uransa aikana vienyt läpi useita ERP-käyttöönottoja eri toimialoilla. Hänellä on ensikäden käyttökokemusta yli kymmenestä eri järjestelmästä.