ERP-sanastoa
Toiminnanohjausjärjestelmiin tutustuminen ja niiden vertailu voi joskus olla työlästä teknisen termistön vuoksi.
Listasimme alle yleisimpiä alalla viliseviä termejä ja lyhenteitä.
Ulkoistettu logistiikka
Third party logisticsilla tarkoitetaan tyypillisesti
varastonhallintaan
liittyvien prosessien ulkoistamista yhteistyökumppanille. Tämä voi koskea vain pientä osaa yrityksen logistiikka tai toisaalta kattaa kaikki tavaran fyysiseen liikkumiseen liittyvät prosessit. Tyypillisiä ulkoistettuja prosesseja ovat varastointi, pakkaaminen, keräily ja kuljetusten suunittelu sekä vientiin ja tuontiin liittyvät huolintaprosessit kuten tullaus ja vienti-ilmoitukset.
Raportointi ja analytiikkajärjestelmä
Kaikissa liiketoimintajärjestelmissä on jonkinlainen raportointitapa, jolla kirjattuja tapahtumia voidaan listata ja summata eri muodoissa. Erillisellä BI-modulilla yleensä muodostetaan listausten lisäksi graafisia raportteja, sekä vertaillaan tapahtumia esim. edellisen vuoden vastaaviin tapahtumiin tai budjettiin. Keskeistä on, että käyttäjä pystyy itse luomaan omia näkymiä dataan sen mukaan, mitä hän haluaa tarkastella.
Kehittyneemmissä järjestelmissä voidaan tehokkaasti hakea dataa useista eri järjestelmistä ja yhdistellä näitä samoihin näkymiin. Järjestelmät pitävät sisällään myös julkaisujärjestelmän piirteitä.
Julkaisujärjestelmä
Julkaisujärjestelmällä luodaan tyypillisimmin web-sivustoja, kuten yritysten kotisivuja, intranet- ja extranet-sivustoja tai blogeja. Web-sivujen muokkauksen lisäksi tärkeitä toiminnallisuuksia ovat käyttäjä- ja oikeushallinta sekä sivustojen versionhallinta.
Kehittyneemmillä julkaisujärjestelmillä voidaan luoda myös interaktiivisia sivuja, kuten erilaisia kyselyitä, tilauslomakkeita tai jopa kokonaisia verkkokauppoja.
Asiakkuuksien hallintajärjestelmä
Yksinkertaisimmillaan CRM-järjestelmä on puhdas asiakasrekisteri, jossa pidetään yllä asiakkaiden yhteystietoja ja yritystietoja mm. laskutusta varten.
Kehittyneemmillä järjestelmillä voidaan aidosti ohjata asiakkuuksien johtamista, esimerkiksi aikatauluttamalla asiakastapaamisia ja kirjaamalla järjestelmään asiakkaan kanssa keskustellut asiat niin, että yhteinen asiakastieto on koko organisaation käytettävissä. Järjestelmissä voidaan myös seurata myynnin etenemistä liidistä sopimukseen (ns. sales funnel) ja ennustaa myyntiä tietyn aikajänteen sisällä.
Toiminnanohjausjärjestelmä
Laaja käsite, joka pitää nykyään sisällään hyvin erilaisia ohjelmistoja ja toiminnallisuuksia. Käytetään yrityksen ydintoimintojen ohjaamiseen.
Perinteisesti ERP-ohjelmisto on koostunut ainakin myynti, osto-, varastonhallinta-, tuotanto- ja taloushallintamoduleista. Modernissa ERP-järjestelmässä on näiden lisäksi usein henkilöstöhallinnon, dokumentinhallinnan, ja viestinnän ominaisuuksia.
Nykyään monessa ERP-järjestelmässä on myös paljon toimialakohtaisia ominaisuuksia. Vaikka raha- ja materiaalivirrat ovat periaatteessa ohjattavissa kaikilla järjestelmillä, niin esimerkiksi kaupan toimialan järjestelmissä tarvittavat piirteet poikkeavat huomattavasti.
Taloushallinnon järjestelmä
Järjestelmän perustoiminnallisuus kattaa ulkoisen, eli lain vaatiman liikekirjanpidon. Tähän sisältyy vähintään rahallisten transaktioiden kirjaus, ja niiden raportointi taseen ja tuloslaskelman kautta. Lisäksi taloushallinnon järjestelmällä hoidetaan yleensä arvonlisäverojen laskenta ja tilitys.
Kehittyneissä järjestelmissä on ominaisuuksia mm. budjetointiin, kassanhallintaan, maksuliikenteen hallintaan sekä sisäiseen laskentaan.
Taloushallinnon tehtävät halutaan usein myös automatisoida ja hoitaa samassa järjestelmässä muiden prosessien kanssa.
Osto- tai hankintajärjestelmä
Osto- ja hankintajärjestelmää käytetään yrityksen hankintatoimessa. Minimissään järjestelmässä pidetään kirjaa toimittajista ja hankittavista tuotteista ja sillä tehdään ostotilaukset niin, että saapuva materiaali voidaan huomioida myynnissä ja tuotannonsuunnittelussa.
Kehittyneemmillä järjestelmillä ostoa ja varastosaldoja voidaan optimoida esimerkiksi tilauskannan ja sesongin mukaan, ja hankintoja voidaan helposti kilpailuttaa eri toimittajien kesken.
Tuotannonsuunnittelujärjestelmä
Järjestelmällä hallinnoidaan tuotteiden tuotantoa, johon yleensä liittyy ainakin tuotereseptien (BOM), raaka-aineiden sekä tuotantoresurssien (koneet, henkilöt) hallinta.
Kehittyneet järjestelmät pystyvät automaattisesti aikatauluttamaan tuotannon toivottujen toimitusaikojen ja kapasiteetin puitteissa. Keskeistä on myös tuotannonsuunnittelijan työkalujen helppokäyttöisyys.
Ohjelmisto pilvipalveluna
SaaS-termillä viitataan pilvipalveluna hankittavaan ja käytön mukaan maksettavaan tietojärjestelmän sovelluspalveluun. SaaS-palveluihin tulee jatkuvasti lisää sovelluksia. Nykyään myös ERP-ratkaisuja tarjotaan pilvipohjaisina, usein käyttäjäkohtaisesti hinnoiteltuina palveluina, lisenssimaksujen maksamisen sijasta.
Lyhyesti, maksat sovelluksesta käytön ja tarvittavien ominaisuuksien mukaan, et ylimääräisestä.
Järjestelmässä pidetään yllä yrityksen omistamien raaka-aineiden ja lopputuotteiden saldot ja varastopaikkatiedot. Kehittyneissä järjestelmissä on ominaisuuksia, jotka helpottavat varaston arvon ja varaston rutiineiden optimointia.
Varastonhallinta voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin varastonhallinta voidaan integroida omiin ydinprosesseihin rajapinnoilla.
Uuteen järjestelmään tuotavan datan laatu määrittelee ERP-projektisi aikataulussa ja budjetissa pysymisen. Panosta siis datasi analysointiin ja siivoamiseen, ennen uuteen järjestelmään siirtämistä.
Mitä suurempia datamassoja yrityksesi käsittelee, sitä enemmän säästät aikaa ja rahaa automatisoimalla datamassojen käsittelyn. Datan käsittely ohjelmallisesti on nopeaa ja virheetöntä.
Toiminnanohjausjärjestelmiin liittyy paljon ammattijargonia. Pitkään toimialalla olleina, meille osa niistä on tullut liiankin tutuiksi.
Unohdimme jotain?