Kattava toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen liiketoiminnan kulmakivi. Sillä hoidetaan parhaimmillaan kaikki liiketoimintaan liittyvät transaktiot – tilaustenkäsittely, varastonhallinta, laskutus, taloushallinto jne.
ERP-järjestelmän toimivuus ja luotettavuus on yrityksille merkittävä asia. Niinpä tunnetuista brändeistä on totuttu maksamaan korkeita lisenssihintoja ja muita jatkuvia kustannuksia, koska hinta liitetään mielikuvissa laatuun ja luotettavuuteen.
Avoin lähdekoodi ei tarkoita epäluotettavuutta.
Koko tämän päivän internet toimii vahvasti avoimeen lähdekoodiin perustuvien ohjelmistojen varassa. Ilman Linuxia, Apachea ja MySQL:ää nykyinen tapamme käyttää verkkoa olisi hyvin erilainen. Avoin lähdekoodi on pitkään ollut arkipäivää internetin työhevosena, joten luonnollisesti se tekee tuloaan myös vaativien yrityssovellusten markkinoille.
Millaista kustannushyötyä saan avoimen lähdekoodin järjestelmästä?
Monet yritykset tutkivat avoimia järjestelmiä kustannussäästöt mielessä. Vaikka tämä ei ole ainoa eikä edes suurin hyöty avointen järjestelmien käyttäjälle, säästöt voivat olla merkittäviä. Etenkin pienten yritysten digitalisoinnissa avoimeen koodiin perustuvat yritysratkaisut kasvattavat suosiotaan.
Kalliit ERP-järjestelmät ovat olleet pienten yritysten ulottumattomissa, mutta ketterämmillä järjestelmillä liiketoimintaprosessien digitalisointi on tullut pk-yritysten ulottuville. Verkkosivusto, verkkokauppa , myynti-ja-asiakkuudenhallinta , varastonhallinta , tuotannonohjaus , sähköinen taloushallinto ja laskutus voidaan toteuttaa yhdellä integroidulla järjestelmällä.
Otetaan esimerkiksi perinteinen lisensoitu ERP-järjestelmä pk-yritykseen. Yksinkertaisella laskelmalla voidaan osoittaa, että järjestelmästä maksetaan kymmenen vuoden elinkaaren aikana helposti noin 200 000 euroa lisenssimaksuja ja lisenssimaksujen luonteisia ylläpitomaksuja. Jos hankit järjestelmän SaaS-mallilla, elinkaaren aikainen hinta muodostuu vielä korkeammaksi.
Myös meidän toimittamamme Odoo siirtyi syksyllä 2022 käyttäjäkohtaiseen lisenssihinnoitteluun, ja tarjoaa ohjelmiston monipuolisuuden nyt aivan uudella tavalla kaikkien käsiin. Kaikki Odoon moduulit ovat käytettävissä ilman erillistä kustannusta, maksat vain käyttäjistä. Odoo painii kuitenkin aivan eri luokassa perinteisten ERP-toimijoiden kanssa, kuukausihinnat liikkuvat parissa-kolmessakympissä satasten sijaan.
Turvallista vai turvatonta?
Yleinen myytti on, että avoimiin ohjelmistoihin liittyisi enemmän turvallisuusriskejä kuin suljettuihin. Kun koodi on avointa, pystyy hakkeri helpommin etsimään haavoittuvuuksia. Toki näinkin, mutta koska koodi on avointa, on se välttämättä myös laadukasta.
Uusissa sovelluksissa riski voi olla todellinen, mutta pitkään saatavilla olleet järjestelmät, kuten Odoo, on auditoitu monen ammattilaisen silminniin, että mahdolliset turvallisuusaukot on paikattu . Yleensä suljetuissa järjestelmissä tilanne on paljon huonompi. Niiden auditointiin käytetyt resurssit ovat väistämättä vähäisemmät, eikä niiden laadusta ja turvallisuudesta ei ole muuta todistetta kuin toimittajan sana.
Vaikeaa vai vaivatonta?
Avoimet järjestelmät ovat usein lähteneet siitä, että tekijäorganisaatio on lähtenyt tekemään itselleen järjestelmiä. Koska
harva haluaa tehdä itselleen huonoja työkaluja, on näissä yleensä panostettu käytettävyyteen. Järjestelmän käyttäjäkokemus korreloi käytön määrään, joka taas korreloi järjestelmästä saatavan hyödyn kanssa. Lyhyesti, käytettävyys on rahaa.
Mikä on ERP-järjestelmän elinkaari?
Yksi tärkeimmistä asioista ERP-valinnassa on järjestelmän elinkaari ja jatkuvuus. ERP-järjestelmä hankitaan yritykseen yleensä vähintään 10 vuoden elinkaarelle, lyhemmälle ajalle iso investointi ei ole järkevä. Suomestakin on viimeisen 15 vuoden aikana kadonnut kymmeniä pienten ohjelmistotalojen omia ERP-järjestelmiä. Osaava ostaja arvioi huolella sekä järjestelmän että sen toimittajan elinkaareen.
Paras vaihtoehto onkin järjestelmä, jolla on aito monitoimittajaympäristö, koska nykyisessä taloudellisesti epävarmassa tilassa yksikään yritys ei ole täysin turvassa toimintaympäristön muutoksilta ja niitä seuraavia strategisia muutoksia. Lisäksi jos järjestelmän ainoa toimittaja lopettaa tai hinnoittelee palvelunsa yläkanttiin, on asiakas vaikeuksissa.
Avoin lähdekoodi on tässä mielessä turvallisin valinta, koska
parhaille avoimille tuotteille on satoja tai tuhansia toimittajia ympäri maailmaa. Kun järjestelmän koodi ei ole seitsemän lukon takana, niin järjestelmän elinkaari ei ole riippuvainen yhdestäkään yrityksestä. Vaikka koodin alun perin luonut taho lopettaisi tai myytäisiin kilpailijalle, niin avoin koodi lisenssiehtojen mukaisesti jää elämään nettiin.
Liian hyvää ollakseen totta?
Vaikka avoimuudessa on lukuisia hyviä puolia voidaan todeta, että eivät avoimet järjestelmätkään ole täysin ongelmattomia. Markkinoilla on paljon avoimia ohjelmistoja ja valinta voi olla vaikea. Koska avoimen koodin kaupassa ei liiku yhtä suuret rahat, potentiaalisen asiakkaan on vaikeampi saada järjestelmistä tietoa. Ei voi soittaa myyntimiestä demoamaan, jos myyntimiestä ei ole. Markkinat toimivat eri tavalla.
Tosiasiassa myös avoimen koodin järjestelmiin on tarjolla asiantuntevaa apua ja käyttöönottotukea. Kaikkea ei tarvitse tehdä ja osata itse.
Lue täältä vinkit järjestelmään valintaan.
Hankkiako itse vai ostaako palveluna?
Avoimen järjestelmän hankinnassa asiakkaalla on suurempi vastuu järjestelmän valinnasta. Potentiaalinen käyttäjä voi aina ladata ohjelmiston itselleen ja testata, sopiiko se suunniteltuun käyttöön. Monissa organisaatioissa tähän ei kuitenkaan ole tarvittavaa osaamista tai aikaa. Kyseisessä tilanteessa voi ottaa yhteyttä asiaan perehtyneeseen yritykseen, joka auttaa evaluoinnissa ja investointilaskelman tekemisessä.
Myös implementoinnin ja varsinaisen käytön aikana käyttäjä on valinnan edessä – tehdäkö itse vai teettää. Implementointipalvelut kannattaa ostaa myös avointen järjestelmien tuotteisiin. Avoimet ERP-järjestelmät vaativat samalla tavalla konfigurointia ja koulutusta kuin kaupallisemmat järjestelmät. Mikäli IT-järjestelmien toimittaminen ei ole ydinosaamistasi,
kannattaa palvelu hankkia
asiaan vihkiytyneeltä taholta. Lue lisää erilaisista käyttöönottotavoista.
Kuka kantaa vastuun?
Viimeisin vaan ei vähäisin argumentti on kysymys – mites ne takuut?
Kuka vastaa, että liiketoimintani toimii häiriöttä, jos otan käyttöön avoimen järjestelmän? Kuka korjaa virheet ja vastaa version vaihdosta? Ihan oikeita kysymyksiä. Avoimissa järjestelmissä on virheitä siinä kuin muissakin ohjelmistoissa, ja jotenkin pitää hoitaa myös käytön tukeen liittyvät asiat.
Tähän on kuitenkin sama nyrkkisääntö kuin implementointiin – jos et osaa, osta. Avoimiin järjestelmiin myydään tuki- ja ylläpitopalvelua. Osaan järjestelmistä saa myös palveluna takuun, eli sopimuksen, jonka mukaisesti virheet korjataan kiinteää ylläpitomaksua vastaan.
Näiltä osin avointen järjestelmien ja suljettujen järjestelmien ympärillä toimivat liiketoimintamallit lähestyvät toisiaan. Avoimissa järjestelmissä käyttäjällä on kuitenkin aina paremmat valinnan mahdollisuudet. Palveluita voi ostaa, jos kokee saavansa niistä hintaansa vastaavaa hyötyä, tai olla ostamatta. Ja toimittajaa voi aina vaihtaa.
Katso täältä vinkit onnistuneeseen käyttöönottoprojektiin!
Lue myös Royn blogi "Kuinka monta it-järjestelmää yritys tarvitsee?"
Roy Nurmi, CEO, partner
Roy toimii asiantuntijana Odoo ERP-arkkitehtuuriprojekteissa ja järjestelmäintegraatioissa. Hänellä on 20 vuoden kokemus yritysten liiketoimintaa tukevista IT-ratkaisuista ja niiden toimittamisesta monille toimialoille.
roy.nurmi@sprintit.fi , puh. 050 5600 236
Näe ja koe Odoo ihan livenä!
Järjestämme demoja joka toinen tiistai.