Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuu, kun otat huomioon 5 tärkeää seikkaa
Nostattaako pelkkä ajatus ERP-projektiin ryhtymisestä kylmän hien otsallesi? Ei ihme, sillä tutkimusten mukaan 70 % ERP-hankkeista ei saavuta niille asetettuja tavoitteita ja jopa 33 % epäonnistuu kokonaan.*)
Kun pidät ihmiset keskiössä ja keskityt viiteen tärkeään seikkaan, nostat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin onnistumisen mahdollisuuksia.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 1:
Kerää ympärillesi innostunut ja osaava projektitiimi
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistumisessa tärkeintä on valita projektiin oikeat ihmiset. Sellaiset , joilla on riittävä tietotaito ERP-järjestelmistä, ymmärrys yrityksen toiminnasta ja ennen kaikkea aikaa keskittyä projektiin.
Toiminnanohjausjärjestelmän ostaminen avaimet käteen -periaatteella kuulostaa houkuttelevalta. Mutta se ei valitettavasti ole mahdollista. ERPin käyttöönotto onnistuneesti on lähes kokopäivätyötä. Varmista siis, että projektitiimilläsi on riittävästi aikaa paneutua projektiin.
Tiimin on oltava tarpeeksi iso, mutta liian suuri projektiryhmä voi koitua onnistumisesi esteeksi. Siinä on riski, että päätöksenteko hidastuu ja vaikeutuu.
Projektiin osallistuvien ihmisten valmius muutosprosessiin ratkaisee hankkeesi menestyksen. Määrittele henkilöiden vastuualueet selvästi ja valitse tiimiin myös ihmisiä, jotka ymmärtävät viestinnän ja ihmisten johtamisen tärkeyden.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 2:
Katse horisonttiin, kun valitset teknologiaa ja kumppaneita
Projektitiimin tehtävä on kartoittaa tarjolla olevia järjestelmävaihtoehtoja ja kilpailuttaa mahdollisesti kumppanit. PK-yrityksissä budjetti on usein rajallinen, joten lisenssi- ja ylläpitokustannuksilla voi olla merkittävä rooli järjestelmän ja toimittajan valinnassa.
Perinteisillä aloilla toimivilla keskikokoisilla yrityksillä henkilöstön IT-taidoissa saattaa olla puutteita, jolloin valittavan kumppanin rooli ja järjestelmän helppokäyttöisyys korostuu.
Valitse teknologia, jota kehitetään myös tulevaisuudessa ja jonka kehittäminen ei ole pienen piirin harteilla. Toteutuskumppanilla on syytä olla riittävä tietotaito ERPeistä ja talous vakaalla pohjalla.
Lue 5 vinkkiä ERP-järjestelmän valintaan
Avoimen lähdekoodin järjestelmien etuja ovat ketterä kehitys ja integraatioiden mahdollisuus. Ole kuitenkin tarkkana, ettet hurahda rajattomiin mahdollisuuksiin. Yli 150 000 käyttöönoton kokemuksella avoimeen lähdekoodiin perustuva Odoo S.A. suosittelee aloittamaan mahdollisimman pienillä räätälöinneillä ja tutustumaan Odoon vakiotoimintoihin. Odoo on laskenut räätälikoodin nostavan vuosittaisia ylläpidon ja päivityksen kustannuksia jopa 27% alkuperäisen koodin kehittämisen hinnasta.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 3:
Ota käyttöön vaiheittain
Käy projektiryhmän kanssa pääprosessit huolella läpi “konsultin hattu päässä”. Varmista, että kaikki ymmärtävät, miten eri toiminnot ovat kytköksissä keskenään. Arvioi, onko prosesseissanne kehittämisen varaa ja hio ne sujuviksi. Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirryttäessä käyttäjien on tärkeää ymmärtää, miten data liikkuu järjestelmässä ja miten oma tekeminen vaikuttaa kokonaisuuteen
Meidän projekteissamme noudatetaan vaiheittaista käyttöönottostrategiaa, jossa pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmän käyttöönottoon heti ensimmäisistä päivistä alkaen. Toiminnallisuuksia testataan, bugeja korjataan ja pääkäyttäjät perehdytetään järjestelmään matkan varrella. Tämä kaikki pienentää käyttöönottoon liittyviä riskejä.
Toiminnanohjausjärjestelmän voi ottaa käyttöön monella eri tapaa.
Lue, miten valita oikea käyttöönottostrategia
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 4:
Huolellisuutta datamigraation kanssa
Perinteisesti ERP-projekteissa data tuodaan täysimääräisesti sisään melko loppuvaiheessa. Me suosittelemme tekemään toisin. Puhdista ja järjestä vanhasta järjestelmästä uuteen tuotava data huolellisesti jo projektin alkuvaiheessa. Toiminnanohjausjärjestelmän ensimmäisistä päivistä alkaen saamasi hyöty on suoraan verrannollinen sinne tuodun datan laatuun.
Arvioi kriittisesti, kuinka paljon historiadataa uuteen järjestelmään on tuotava. Usein historiadatan tuominen vie aikaa ja on vaivalloista, mutta ei lopulta tuota lisäarvoa yritykselle.
Lue miten onnistut datan tuomisessa uuteen järjestelmään
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, vinkki 5:
Johda muutosta - Sitouta, kommunikoi, kouluta ja opasta
Yritykset, jotka näkevät ERP-projektin ensisijaisesti toimintakulttuurin kehittämis- ja muutosprosessina, saavuttavat parhaimmat tulokset. Johdon sitoutumisella ja projektin tukena seisomisella on huikea vaikutus yleiseen ilmapiiriin ja sitä kautta muutosvastarinnan hallinnoimiseen. Pidä huoli, että viestit projektista säännöllisesti ja positiiviseen sävyyn työntekijöille.
Muutosprosessi on sitä kitkattomampi, mitä paremmin olet sitouttanut pääkäyttäjät jo projektin toteutusvaiheessa. Panosta kriittisimpiin kyseenalaistajiin. Kun onnistut vakuuttamaan heidät uuden järjestelmän hyödyistä, saat heistä tyytyväisimpiä käyttäjiä.
Usein on myös hyödyllistä, että organisaatio laatii käyttöohjeet itse. Käyttöohjetta valmistellessa laatija huomaa mahdolliset puutteet järjestelmän konfiguroinnissa, ja ne voidaan korjata ajoissa. Yrityksen itse laatimaan käyttöohjeeseen valikoituu yritykselle oleellisimmat käyttötapaukset ja tekstissä käytetään varmasti tuttua ja oikeaa terminologiaa.
Muutosvastarinta on helpompi kohdata vaiheittaisella käyttöönottostrategialla. Uutta omaksuttavaa on vähemmän kerrallaan ja hyödyt tulevat näkyviksi heti alusta alkaen. Jos ERP-järjestelmän valinnassa helppokäyttöisyys oli valintakriteerinä, on kriittisimmätkin vastaanhangoittelijat helpompi kääntää uuden systeemin kannattajiksi.
Lue lisää asiakkaidemme kokemuksista
Kasvavalla TEXAlla oli tarve uudistaa vanhat ja osin kankeat järjestelmät. Odoon käyttöönoton myötä myös sisäiset kehitysprojektit saadaan jatkossa etenemään jouhevasti.
Plugit sai meistä vahvan sparrauskumppanin ja Odoosta koko henkilökunnalle sopivan ERP-järjestelmän. Vaiheittainen käyttöönotto minimoi muutosvastarinnan.
Maailmalla huippumainetta niittävä Neural DSP ohjaa toimintaansa Odoolla. Tarve toiminnanohjausjärjestelmälle syntyi kun työn hallinta manuaalisesti alkoi olla haastavaa, aikaa vievää ja altista inhimilliselle virheille.
Oletko päivittämässä toiminnanohjausjärjestelmää?
Autamme sinua onnistumaan!
Al-Mashari, M. Constructs of process change management in ERP context: A focus on SAP R/3.
Rao Siriginidi, S. Enterprise resource planning in reengineering business.
Odoo S.A., Fabien Pinkaers