Jos potilaalla ilmenee yllättäviä oireita tai yleistila heikkenee, hoitajat tehostavat potilaan tarkkailua. Joskus oireet poistuvat itsekseen, mutta vakavammat oireet vaativat hoitoa. Erityisesti, jos tilanne pahenee nopeasti, myös hoitotoimenpiteet on aloitettava välittömästi. Yrityksen terveydentilaa tulisi seurata ja hoitaa samalla tarkkuudella ja välittömillä korjaustoimenpiteillä, kuin potilaiden.
Väitän, että useimpien yritysten sykettä ei mitata riittävän usein, vaan niitä ajetaan katse tiiviisti peräpeilissä. Tämä ajattelu lähtee vanhanaikaisesta taloushallintokeskeisestä ajattelutavasta. Jos ainoat seurattavat tunnusluvut löytyvät kuukauden takaisia lukuja esittävistä taloushallinnon raporteista, ei oikeastaan ole muuta vaihtoehtoa kuin seurata niitä ja yrittää johtaa ohjaustoimenpiteet niiden perusteella. Tämäkin on toki parempi kuin ajaminen silmät sidottuina, mutta tiukkaan mutkaan ajaminen tuottaa vaikeuksia jos katse on taaksepäin. Jos potilaalla nousee yllättäen kova kuume, niin viime kuun sykekäyrällä ei ole enää mitään merkitystä. Tarvitaan uutta tietoa. Yrityksen johtamisessa tämä tarkoittaa katseen kääntämistä peräpeilistä tuulilasiin. Eteenpäin katsottaessa taloushallinnon tunnusluvut eivät ole käytettävissä, sillä ne syntyvät yleensä vasta kirjanpitokauden jälkeen, pahimmillaan vasta seuraavassa kvartaalissa. Tarvitaan muita tunnuslukuja ja reaaliaikainen seuranta.
Tiedätkö sinä, miten mittaat oman liiketoimintasi sykkeen? Onko se verkkokaupan kävijämäärä, kivijalan kassakoneen kilinä, vai projektien tuntikirjaukset? Miten ennustat liiketoimintasi kehittymistä tällä viikolla, ensi viikolla, ensi kuussa? Jos yrityksesi on kriisissä, vastaukset näihin kysymyksiin saattavat vaikuttaa siihen selviääkö yrityksesi selvin nahoin vai ei. Useimpiin asioihin löytyy oikeat korjausliikkeet, jos vain huomaat muuttuvan suunnan riittävän ajoissa. Jos muutoksen suunta ei ole selvillä, päädyt helposti pientareen puolelle.
Kun Covidin aiheuttama kriisi keväällä 2020 alkoi, meilläkin SprintIT:ssä alkoi tapahtua kaikenlaista. Jotkut asiakkaista laittoivat pensselit santaan, ja sanoivat, että jatketaan hommia kun myrsky tyyntyy. Mutta samalla tuli asiakkaita, joille pitikin pikavauhtia laittaa verkkokaupat kuntoon, jotta kriisistä selvittäisiin kuivin jaloin. Epävarmassa tilanteessa meidänkin piti käynnistää YT-neuvottelut, ja miettiä sopeuttamistoimenpiteitä.
Prosessin aikana meillä oli kuitenkin katse tiiviisti tulevaisuudessa, sekä sormi liiketoiminnan sykkeellä. Lyhyen aikavälin ennustetta tarkasteltiin sykkeen kautta, eli suoraan järjestelmästä saatavan päivittäisen laskutusseurannan kautta. Keskipitkän aikavälin ennuste otettiin haltuun järjestelmässä projektipäälliköiden ylläpitämällä projektiennusteella, joka voidaan summata tiimi- tai asiakastasoille, ennusteen ja toteumien analyysiä varten.
Palveluliiketoiminnan syke. Jos graafin kulmakerroin alkaa muuttua, muulloinkin kuin viikonloppuna, jotain on tapahtumassa.
Graafi on kuvakaappaus SprintIT:n käyttämästä Odoo toiminnanohjausjärjestelmästä.
Henkilötason seuranta meillä on aina ollut kunnossa. Palveluliiketoiminnassa on olennaista seurata asiakastyöhön käytettyä aikaa suhteessa sisäisiin töihin, ja miten se jakautuu henkilöittäin. Ajantasaisella kuormitustiedolla on luonnollisesti vaikutusta myös korjausliikkeiden suunnitteluun.
Esimiesten vastuulla on seurata jatkuvasti henkilöstön kirjauksia (kirjaukset tulee aina tehdä työpäivän päätteeksi) ja ajankäyttöä. Olemme budjetoineet tietyn määrän kehitystyötä joka henkilölle, mutta kuten graafista näkyy, kuormitus ei jakaudu tasan.
Graafi on kuvakaappaus Odoo-toiminnanohjausjärjestelmästä.
Meidän omalta osaltamme reaaliaikainen sykemittaus antoi hyviä tuloksia, ja syke jopa parani, kun siihen alettiin kiinnittää erityistä huomiota. Luotettava ennuste antoi uskoa tulevaisuuteen, ja loppujen lopulta pieni välikaasu ja vaihteen vaihto pienemmälle auttoi selviämään ensimmäisistä mutkista. Lomautuksia ei tarvittu. Vauhti on edelleen kova, mutta se ei pelota kun tuulilasi on kirkas. Jatkuvalla sykemittauksella tilannetta seurataan päivittäin, ja olemme jatkuvasti valmiita reagoimaan tielle tuleviin kuoppiin. Matka jatkuu, kaikissa tilanteissa.
Miltä teidän yrityksen syke tuntuu? Tukevatko järjestelmänne reaaliaikaista seurantaa, vai onko katse edelleen peräpeilissä? Lue täältä, miten nykyaikainen taloushallinnon raportointi auttaa pitämään yrityksen sykkeen kunnossa.
Jos haluat laittaa sykeseurannan kuntoon, ota yhteyttä!
Asiantuntija ja kirjoittaja: Roy Nurmi
Roy Nurmi on yksi SprintIT:n kolmesta perustajasta. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus yritysten liiketoimintaa tukevista IT-ratkaisuista ja niiden toimittamisesta monille toimialoille.
Jos haluat kuulla lisää Royn ajatuksia työtä tehostavasta IT:stä, ota yhteyttä!
roy.nurmi@sprintit.fi
puh. 050 5600 236
