Milloin on aika päivittää Odoo? Arvioi tilanne kerran vuodessa.

Pohdimme usein asiakkaidemme kanssa, milloin on paras aika Odoon versiopäivitykselle. Sitä onkin syytä pysähtyä miettimään hetkeksi, sillä järjestelmäpäivitys onnistuu parhaiten, jos sille omistetaan hetkeksi yhden ihmisen täysi huomio. Lisäksi, jos halutaan varmistaa sujuva ja nopea versiovaihdos, on hyvä varata hieman budjettia myös käyttöönottokumppanin työlle.

Päivitykset hoituvat sitä kivuttomammin mitä tiheämmin niistä huolehditaan. Kovin vanhat versiot alkavat vähitellen rapautumaan - erityisesti, jos niihin on sisällytetty paljon kolmansien osapuolien lisäosia. Monet kehittäjätahot  noudattavat Odoon ohjetta ja tarjoavat tukea vain kolmeen viimeisimpään versioon.

Täysin koskemattoman “vaniljaisen” vakio-Odoon päivityksestä vastaa Odoo S.A. (lisenssitoimittaja). Tällaisen Odoon käyttäjälle voimmekin suositella vuosittaista päivitystä, sillä vakio-Odoon päivitys on hyvin suoraviivaista toimintaa. 

SprintIT:n asiakkailla on kuitenkaan harvoin aivan puhdasta vakio-Odoota. Toimittamiimme järjestelmiin on usein tehty asiakkaan pyynnöstä omaa kehitystyötä ja räätälöintiä. Mitä enemmän omaa koodia on kehitetty, sitä tarkemmin versiopäivityksen ajankohtaa on harkittava.

Kuka hyötyy versiopäivityksestä juuri nyt?

Suosittelemme kaikkia asiakkaitamme tutustumaan syksyisin lanseerattavaan uuteen Odoo-versioon ja arvioimaan millaista lisäarvoa uusin versio toisi yrityksen toimintaan. Jos yrityksellä on tavoitteena kehittää liiketoimintaa, antaa uusin versio paremmat puitteet kilpailukyvyn nostattamiseen ja automatisointimahdollisuuksien lisäämiseen. 

Viime vuosina Odoon taloushallinto, verkkokauppa-alusta ja kassajärjestelmä ovat kehittyneet todella paljon.  Jos yrityksesi käyttää näitä toimintoja, on versiopäivitys varmasti suositeltavaa. Sama pätee yrityksiin, joilla on omaa valmistusta. Tuotannonohjaus ja varastonhallinta ovat olleet jo pitkään osa Odoota, mutta ne ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina. 17 versioon tuli myös tekoäly chatGPT integraatio, mikä voi olla suuri apu sisällön tuottamisessa.

Odoo 18:n  parhaat uudistukset - blogipostaus ja webinaaritallenne (suomeksi)

Miten varmistan sujuvan päivityksen?

Versiopäivitysprojekti on yritykselle aina helpompi ja sujuvampi kuin alkuperäinen käyttöönottoprojekti. Tämä johtuu siitä, että järjestelmän peruslogiikka ja -käyttö on jo hyvinkin tuttua.

Resursoi ja ajoita oikein 

Jos liiketoiminnassasi on luontaisia sesonkeja, ajoita versiopäivitys suosiolla hiljaisemman sesongin ajaksi. Karkeasti, asfalttimiehet keskittyvät järjestelmäprojekteihin talvella ja joulupukin paja hoitaa päivityshommat kesällä. 

Ilmalämpöpumppuja maahantuova asiakkaamme Kataikko ajoitti viimeisimmän versiopäivityksensä syksylle, jolloin ilmalämpöpumppukauppa hiljenee. Samalla uuden järjestelmä käyttöönotto voitiin ajoittaa myös tilikauden vaihdokseen.

Myös yleinen taloustaantuma tai vaikkapa Covid-19-tyyppisten yllättävien asioiden aiheuttama liiketoiminnan hidastuminen voi ikävyydestään huolimatta olla oikea aika ryhtyä järjestelmäpäivitykseen. Kun kaupankäynti hidastuu, jää osalle ihmisistä usein ylimääräistä aikaa osallistua projektiin. Taloustilanteen normalisoiduttua ollaan entistä kilpailukykyisempänä jatkamassa töitä uudistetuilla työkaluilla.

Kaikille IT-projekteille, olivatpa ne isoja tai pienempiä päivitysprojekteja, on tärkeää nimetä yksi selkeä kokonaisuudesta vastaava projektipäällikkö. Hän tarvitsee avukseen myös osa-aikaisesti järjestelmän käyttäjiä, joiden kanssa yhdessä suunnitellaan projektin valmistelu sekä tehdään lopulliset testaukset ennen käyttöönottoa.

Lue blogipostauksemme: Milloin on paras aika tehdä versiopäivitys?

Löytyykö turhia toiminnallisuuksia? 

Versiopäivityksen hetki on hyvä aika katselmoida järjestelmäkokonaisuutta. Arvioi, onko kaikki asennetut moduulit edelleen aktiivisessa käytössä. Odoon kaltaisen monipuolisen järjestelmän kanssa voi joskus käydä niin, että alkuperäisessä käyttöönotossa silmät syövät enemmän kuin vatsa kestää. Eli innostuksen vallassa on klikattu käyttöön moduuleita, joille ei sitten arkityössä olekaan löytynyt käyttöä.

Päivitysprojekti on kuin muutto; siinä on hyvä karsia pois kaikki sellaiset moduulit, jotka ovat jostain syystä jääneet vähälle käytölle. Kun karsit turhaa pois, jää päivitettävää vähemmän. Jos kyseessä on maksulliset moduulit, säästät turhan karsimisella myös rahaa. Turhista integraatiosta puhumattakaan.

Me SprintIT:llä päivitämme oman Odoomme kerran vuodessa. Ja aina onnistumme karsimaan useita moduuleita. Odoo kehittyy nopeasti ja joka vuosi osa aikaisempaan versioon tekemistämme lisätoiminnallisuuksista löytyykin uusimmasta Odoosta vakiona.

Tällanen kokonaisuuden kriittinen tarkastelu on erityisen tärkeää, jos olet siirtymässä maksuttomasta community-versiosta lisenssihinnoiteltuun enterprise-versioon. 

Vedenjakajapäätös: miten suhtaudut vanhaan dataan?

Suurimman ajan ja rahan säästön saat, kun suhtaudut kriittisesti vanhan datan siirtämiseen. Siirrettävän datan määrä nimittäin määrittelee pitkälti myös projektin hinnan. Mieti tarkkaan mitä tietoa on ehdottomasti tuotava mukana ja minkä voit haudata. 

Asiakasrekisteri ja aktiiviset myynti- ja ostotilaukset sekä toimitukset luonnollisesti siirretään uuteen järjestelmään. Mutta onko liiketoiminnassasi tärkeää, että voit porautua jokaiseen yksittäiseen vanhaan tilaukseen ja toimitukseen vielä vuosien jälkeen? Vai riittäisikö, että ne tallennetaan paikkaan, josta voit tarvittaessa käydä tarkistamassa yksittäiset tapahtumat?

Muistele kuinka usein olet viimeisen vuoden aikana kaivanut tietoja yksittäisten yli vuoden vanhojen tilausten tietoja? Jos se on harvinaista, voit tallentaa historiadatan jonnekin, mutta älä siirrä sitä uuteen järjestelmään.

Useimmilla yrityksillä (noin 90 % asiakkaistamme) ei ole tarvetta siirtää tietoa ostoista, laskuista ja kirjeenvaihdosta. Ole rehellinen itsellesi. Arvioi onko tieto aidosti relevanttia vai onko kyseessä vain varmuudeksi varmistaminen tai “nice to know” -tyyppinen asia. 

Älä anna muutosvastarinnan saada otetta

Ihmisen suurin voima on muutosvastarinta. Jos pääset sen yläpuolelle, olet jo puoliksi voittaja. Isoissa järjestelmäprojekteissa muutosvastarinta on suurin projektin onnistumisen este. Versiopäivityksissä sen osuus on useimmiten pieni, mutta ei olematon. 

Muutosvastarintaa helpottaa ja auttaa se, että kerrot henkilöstölle etukäteen uusimman version tuomista hyödyistä: miten uusi versio nopeuttaa, helpottaa ja sujuvoittaa heidän työtään. 

Ylläpito ja päivitys kuuluu Enterprise-lisenssiin

Odoo S.A. tukee kolmea viimeisintä Odoo-versiota. Tämä tarkoittaa sitä, että oma Odoo kannattaa päivittää vähintään kolmen vuoden välein. 

Ne jotka haluavat aina olla aallon harjalla ja hyödyntää parhaita uusia ominaisuuksia, päivittävät Odoonsa jopa kerran vuodessa. Se ei kuitenkaan ole välttämätöntä.

Enterprise-asiakkaille vakio-Odoon päivitys kuuluu lisenssin hintaan. Mikäli käytät Odoo Communityä tai järjestelmäänne on tehty runsaasti räätälöintejä, päivityksen kuluista on sovittava erikseen Odoo-toimittajan kanssa. 

Jos koko systeemin päivitys ei varsinaisesti innosta, on yksittäisten toiminnallisuuksien niin kutsuttu backporttaus myös mahdollista. Tällöin valitut uuden version ominaisuudet koodataan vanhempaan versioon yhteensopiviksi. Tällaisessa tapauksessa on aina syytä olla yhteydessä Odoo-järjestelmän paikalliseen toimittajaan.

Luonnollisesti täysin koskemattoman vakio-odoon päivitys hoituu näppärästi, ja Odoo S.A. on sitoutunutkin hoitamaan päivityksen veloituksetta. Käytännössä harvalle yritykselle riittää perusversio ilman minkäänlaisia muutoksia tai yrityskohtaista kehitystä. Suomalaisilla yrityksillä on yleensä vähintäänkin lokalisoitu taloushallinnon toiminnot vastaamaan Suomen lainsäädäntöä ja suomalaisten pankkien vaatimuksia.

Case Nanten-lattiapinnoitteet

Asiakkaamme Nanten-lattiapinnoitteet hallinnoi tuotantoa, asiakkaita, myyntiä, ostoja ja varastoja Odoolla. Muutaman vuoden käyttökokemuksen jälkeen he päättivät päivittää Odoon uusimpaan versioon. 

Päivitysprojektin aikataulutuksessa otettiin huomioon mahdollisuudet irrottaa aikaa päivittäiseltä työltä softaprojektille. Realistinen aikataulu mahdollistaa riittävän testaamisen.

“Testaaminen oli selkeää, koska SprintIT:n projektipäällikkö toimitti meille todella hyvän tarkistuslistan jokaista testattavaa moduulia varten", sanoo liiketoimintajohtaja Sami Rastas.

"Uusimman Odoo-version myötä pystyimme luopumaan muutamista lisämoduuleista, koska samat toiminnallisuudet löytyvät nyt jo Odoon vakiotuotteesta. Lisäksi saimme käyttöön paljon uusia toiminnallisuuksia.Kokonaisuudessaan tämä uusi Odoon versio on entistäkin nopeampia ja visuaalisempi."

​ ​ ​ ​ ​Haluatko päivittää Odoon uusimpaan versioon?

​ ​ ​ ​ ​​Hoidetaan päivitys kuntoon yhdessä! 

Ota yhteyttä

Artikkelin asiantuntijana:
Leo Kylmä, SprintIT:n seniorikonsultti

Leolla on vyön alla kymmeniä Odoo-projekteja sekä useita versiopäivityksiä. Leon avulla projektisi luotsataan heti alkumetreiltä oikealle raiteelle. Leo tunnistaa projektien mahdolliset sudenkuopat etukäteen ja ohjaa asiakkaat hellävaraisesti niiden ohi. Usein Leo haastaa asiakasta pohtimaan omia prosessejaan. Joskus vanhat tavat ovat vain luutuneita piikkejä, joiden hiominen kannattaa, kun uudet toimintatavat selkeyttävät, nopeuttavat ja tehostavat työtä.