Kasvavalla TEXAlla oli tarve uudistaa vanhat ja osin kankeat järjestelmät. Odoon käyttöönoton myötä myös sisäiset kehitysprojektit saadaan jatkossa etenemään jouhevasti.
TEXA (Turvaexpertit Oy) tarjoaa asiakkailleen turvallisuustuotteita ja niihin liittyviä palveluita jo yli 30 vuoden kokemuksella. Yritys työllistää tällä hetkellä yli 100 työntekijää, joista noin puolet toimivat asennuspuolella. Suomen suurimpana kotimaisena perheyrityksenä TEXA haluaa varmistaa asemansa alan edelläkävijänä jatkossakin. Nopean kasvun myötä useita suunniteltuja kehitysprojekteja ei oltu voitu edistää käytössä olevien, hieman vanhentuneiden järjestelmien kankeuden vuoksi. Vanhat ohjelmistot eivät taipuneet TEXAn tarpeisiin tai niiden kehittäminen oli kovin kallista. Järjestelmien välinen tiedonvaihto oli myös vähäistä ja ylläpito vaati raskasta manuaalista päivittämistä.
Yritys tarvitsi siis kipeästi uusia työkaluja, jotka mahdollistaisivat toimintojen kehittämisen kustannustehokkaasti ja tukisivat yrityksen halua kasvaa ja kehittää tulevaisuuden palveluita.
Aluksi kartoitettiin useita ohjelmistovaihtoehtoja ja lopulta päädyttiin avoimeen lähdekoodiin nojaavaan Odooseen, joka tukee yrityksen kasvua, tehtävien automatisointia ja palvelujen kehittämistä. Odoon lisenssihinnoittelumalli oli myös järkevä, sillä se mahdollistaa kasvuyritysten toiminnan skaalaamisen ilman että käyttökustannukset karkaavat käsistä. Odoon laaja moduulivalikoima teki lopulta valinnasta helpon.
Alkumäärittelyjen jälkeen kaikille selvisi, että edessä on kompleksinen ja laaja järjestelmähanke. Koska TEXAlla ei ollut aiempaa ERP-projektikokemusta, käyttöönottokumppani haluttiin valita huolella. SprintIT:n tarjoama suomalainen taloushallinnon paketti sekä hinnoittelultaan kilpailukykyiset hosting-palvelut helpottivat päätöksentekoa. Kumppanin valintaan alkuvaiheessa käytetty aika maksoi itsensä nopeasti takaisin. “SprintIT:n projektinjohtamistaidot osoittautuivat hankkeen aikana todella arvokkaiksi”, toteaa TEXAn operatiivinen johtaja Marko Heiskanen.
Jämäkkä projektijohto pitää katseen pallossa ja projektin kulut kurissa
Projekti aloitettiin SprintIT:n projektipäällikkö Henri Komulaisen johdolla vaatimusmäärittelyllä, jota IT-maailmassa kutsutaan myös POCiksi (proof of concept).
“Henri laati meille hyvän ja riittävän tarkan projektisuunnitelman. Aikataulumme ei ollut kriittinen ja siitä saatoimme hieman lipsua. Hankkeen taloudellisessa loppuselvityksessä meille kuitenkin selvisi, että olimme jopa alittaneet alkuperäisen budjettiarvion”, Marko Heiskanen kertoo.
Onnistunut ERP-projekti varmistetaan sopimalla projektin alussa kolme perusasiaa:
1) hankkeen laajuus
2) aikataulu ja
3) budjetti.
Jos yhtä kolmesta asiasta kiristetään tuntuvasti kesken projektin, ymmärretään että se vaikuttaa myös kahteen muuhun. Odoo-projektit suositellaan tehtävän vaiheittain, jolloin alussa määritellyt aikataulu, laajuus ja budjetti helpottavat projektin aikaista päätöksentekoa ja priorisointia.
SprintIT:n projektipäällikkö piti huolen siitä, että TEXAn Odoo-projekti valmistui teknisesti sovitun suunnitelman mukaan. Matkan varrella tuli esiin joitakin lisätarpeita, jotka voitiin toimittaa ilman suurempaa vaikutusta aikatauluun. Toimitettu kokonaisuus oli laaja ja monimutkainen. Tällaisen projektin aikataulussa pysyminen vaatii jämptiä projektinhallintaa, tiivistä yhteistyötä toimittajan ja asiakasyrityksen välillä sekä erityisesti rehellisen suoraa ja avointa viestintää toimittajan ja asiakasyrityksen välillä.
“Meidän projektia johdettiin todella taidokkaasti. Projektipäällikkö Henri oli tarvittaessa riittävän tiukka ja jämäkkä. Hän piti huolen siitä, että emme rönsyilleet tai poikenneet alkuperäisestä suunnitelmasta ja että teimme tarvittavat asiat ajallaan. Tiesimme jatkuvasti missä kohtaa mennään ja mitä on tulossa seuraavaksi. Henrin oikeanlainen viestintä meidän suuntaan oli kultaakin arvokkaampaa. Hän piti huolen siitä, että asiat etenivät sujuvasti”, Marko Heiskanen kertoo.
Odoon modulaarinen rakenne mahdollistaa käyttöönoton askel kerrallaan
TEXAn ERP-projektin ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin ratkaisemaan yrityksen perusprosesseja: taloushallintaa, kirjanpitoa, kenttähuoltoa ja myynnin tarpeita.
SprintIT:n kehittämän Odoo-taloushallintomoduulin avulla TEXAn kirjanpito hoituu nyt suomalaisen kirjanpitolainsäädännön vaatimalla tavalla ja laskutus toimii automaattisesti. Myös talousraportit tulostuvat suoraan Odoosta.
“Ostoreskontran käsittelyyn käytetty aika on tippunut 75 %. Aiemmin 4 tuntia vienyt työ sujuu nyt tunnissa. Erityisesti verkkolaskujen käsittelyn automatisointi, kiertojonojen asettamisen helppous on parantanut tehokkuutta.”, toteaa talouspäällikkö Rauno Nurmela.
Aiemmin yritys käsitteli asiakastietoa (CRM) ja myyntiä (Sales) kahdessa eri järjestelmässä. Odoon käyttöönoton myötä se hallinnoi näitä jatkossa yhdessä paikassa. Odoon kenttähuoltotoiminnot (Field Service) ja projektimoduuli (Projects) korvasivat järjestelmän, jolla oli aiemmin hoidettu työnohjausta, projektien hallintaa ja asentajien resurssointia.
Vakio-Odoo vastasi lähestulkoon kaikkiin TEXAn tarpeisiin. Palveluketjun eri toimintojen tueksi kehitettiin vakio-Odoon päälle muutamia lisätoimintoja, joilla varmistetaan asiakaspalvelun, myynnin, kenttähuoltohenkilöstön ja asiakaspalvelun saumaton tiedonvälitys sekä omatoimisuus ja myynnillinen kyvykkyys.
Asiakaspalveluun saapuvien huoltotikettien käsittely siirtyy nyt läpinäkyvästi ja hallitusti kenttähuollon kautta aina laskutukseen asti. Tarpeen tullen myös huoltohenkilöstö voi kirjata myyntitilauksia ollessaan huoltokeikalla asiakkaan tiloissa.
Sopimusten hallintaan kehitettiin uusia toimintoja olemassa olevan Odoo-ratkaisun tueksi. Nyt TEXAlla hallinnoidaan sopimuksia yhdestä paikasta tehokkaasti.
Ensimmäisen vaiheen hyväksynnän jälkeen TEXA käynnisti välittömästi jatkokehitysprojektin SprintIT:n kanssa. Kakkosvaiheessa on tavoitteena kehittää yrityksen toimintoja ja uusia palveluita, joilla varmistetaan turvallisuusalan edelläkävijän asema jatkossakin. Kehityssuunnitelmissa on muun muassa parannuksia verkkokauppaan, asiakasportaaliin ja ajojärjestelyjen hoitamiseen.
Lue lisää eri tavoista toteuttaa ERP-projekti
Ystävän neuvo ERP-projektiin ryhtyvälle
Odoon käyttöönotto oli Marko Heiskasen uran ensimmäinen ERP-projekti. Hanke oli laajuutensa ja suuren käyttäjämääränsä vuoksi melko haastava. Markolla on yksi selkeä ohje ylitse muiden ERP-projektia harkitsevalle: 1) “Valitse oikeat ihmiset.”
ERP-projektin onnistuminen nojaa ihmisiin. Valitse projektiin yrityksen prosessivastuullisia henkilöitä. Heitä, jotka ymmärtävät liiketoiminnan ja sisäiset prosessit kokonaisuudessaan.
Varmista, että projektitiimillä on mahdollisuus irrottaa aikaa normaalista arkityöstään projektille. Onnistunut ERP-projekti on työntäyteinen periodi, jossa kääritään hihat ja työnnetään kädet syvälle saveen muutamaksi kuukaudeksi.
Toinen Markon neuvo on: 2) Valitse pätevä käyttöönottokumppani. Kun ulkopuolisella projektipäälliköllä on vahva IT-projektiosaaminen ja jämäkkä ohjaustyyli, projekti etenee järjestelmällisesti vaikka omasta takaa ei vielä olisikaan kokemusta ERP-projekteista.
Customer Success Story: "A security company greatly improves its efficiency with Odoo"
Marko Heiskanen esitteli Odoo-projektia Odoo Experience 2022 -tapahtumassa Belgiassa 14.10.2022.
Katso videolta, miksi TEXA valitsi juuri meidät ja Odoon, mitä haasteita projektissa oli ja mitä hyötyjä saavutettiin!
