Pandemia, maailman poliittinen tilanne  ja uhkaava taantuma ovat viime vuosina  vaikuttaneet monien yritysten liiketoimintaan yllättävästi. Listasimme kolme syytä, miksi juuri nyt on oikea aika investoida toiminnanohjaukseen. 

Jos myynti laskee yllättäen rajusti, ensimmäinen reaktio on yleensä kulujen karsinta. Ensimmäiseksi leikataan ydintoiminnan kannalta epäolennaisista kuluista ja lomautetaan tai irtisanotaan henkilökuntaa. Sitten ehkä lasketaan tuotteiden hintaa, tai nostetaan palvelun laatua koskematta hintaan. Ensiapuna nämä toimet ovat usein välttämättömiä, mutta pitkällä tähtäimellä juustohöylää kannattavampaa on pyrkiä parantamaan yrityksen tuottavuutta. 

Pelkkä kulujen karsiminen ei nosta tuottavuutta, vaan saattaa pahimmassa tapauksessa jopa heikentää sitä. Laskusuhdanteessa ja erilaisten kriisien ravistellessa on tärkeää ymmärtää, onko nykyisiä prosesseja mahdollista tehostaa ja mistä toiminnoista on järkevää karsia.

Tuottavuuden parantaminen on pitkäjänteinen prosessi, jossa on tavoitteena  on tehostaa tiedon- ja materiaalivirtojen kulkua. Kumpikin edellyttää isoja muutoksia organisaation työtavoissa.

Mistä on järkevää karsia taantumassa?  Me olemme sitä mieltä, että ei ainakaan sujuviin prosessihin investoimisesta.

Kolme hyvää syytä laittaa toiminnanohjaus kuntoon juuri nyt

Taantumassa ja yllättävissä kriiseissä heikentynyt kysyntä aiheuttaa paineita laskea hintaa tai vaihtoehtoisesti nostaa laatua ilman hinnankorotusta. Kumpikin toimenpide onnistuu kannattavasti ainoastaan parantamalla tuottavuutta.

Yleensä ensimmäinen reaktio taantuman iskiessä on kulujen karsinta siten, että leikataan  ydintoiminnan kannalta epäolennaisia kuluja. Pelkkä kulujen karsiminen ei kuitenkaan nosta tuottavuutta vaan saattaa pahimmassa tapauksessa jopa heikentää sitä. Laskusuhdanteessa on tärkeää ymmärtää, missä on potentiaalia tehostaa toimintaa ja mistä on järkevää karsia.

1) Toiminnanohjaus auttaa mittaamaan luotettavasti oikeita asioita ja pääset kiinni ongelmien juurisyihin

Jotta jotain voidaan parantaa, sitä pitää pystyä mittaamaan luotettavasti. Yksi tuottavuusmittari on käytettyjen työtuntien määrä tuotetta tai palvelua kohden. Toinen yleinen tuottavuusmittari on tuotteeseen käytetyn materiaalin tai ulkoistuspalvelujen määrä. 

Tehdäksesi oikeita johtopäätöksiä tuottavuuden parantamiseksi, mittareiden on oltava luotettavia, niiden tulee perustua oikeisiin, ajantasaisiin sekä johdonmukaisesti ja kattavasti kerättyihin tietoihin.

Toiminnanohjauksen avulla pääset kiinni  asioihin, joihin puuttumalla parannat tuottavuuttasi ja kilpailukykyäsi myös koronan aiheuttaman  notkahduksen jälkeen. Täältä voit lukea, miten yrityksen sykettä mitataan.

2) Toiminnanohjausjärjestelmällä tehostat prosesseja ja johdat toimintaa datalla

Tuottavuuden parantaminen onnistuu vain, jos on selkeä ymmärrys siitä, mitkä tiedot ovat olennaisia tuottavuuden kannalta. Oikean tiedon kerääminen edellyttää, että  taustalla oleva prosessi tunnetaan ja se dokumentoidaan. On tärkeää tietää, mitä missäkin vaiheessa tehdään,  miten paljon työtä, tai kuinka paljon materiaalia ja palveluja kulutetaan prosessin eri vaiheissa. 

Prosessin auki piirtäminen ei ole rakettitiedettä, mutta se jää yllättävän usein yrityksiltä tekemättä, kun keskitytään lyhyen aikavälin  tuloksen tekemiseen. Prosessikuvauksen laatimisessa voi olla hyvä luottaa ammattilaiseen. Kuvaus vaatii mittaamista, haastatteluja ja ennen kaikkea huolellista dokumentointia.

Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa prosessien hallinnan alusta loppuun niin, että jokainen vaihe kirjautuu järjestelmään. Tietokantaan kertyvä data antaa valmiuden eri mittareiden, kuten tuottavuuden, määrittämiseksi. Kun tieto käytetyistä resursseista sekä syntyneistä tuotoksista kertyy tietokantaan, voidaan toimintaa tarkastella analyyttisesti. 

Analyyttinen tarkastelu osoittaa toiminnan pullonkaulat ja heikkoudet. Voit unohtaa mutun ja alkaa johtamaan liiketoimintaasi dataan perustuen. 

“Myynnillisesti hiljaisina aikoina on aikaa tarkastella ja kehittää omia toimintatapoja" 

3) Toiminnanohjauksen käyttöönotto onnistuu parhaiten hiljaisena aikana

Toiminnanohjauksen käyttöönotto on monivaiheinen projekti. Onnistunut käyttöönotto vaatii eri prosessien omistajien kuten myynnin, oston, tuotannonsuunnittelun, varastonhallinnan ja taloushallinnon henkilökunnan sitoutumista. On tärkeää, että kaikki organisaatiossa osallistuvat suunnitteluun ja sitoutuvat uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon, koulutukseen ja ylläpitoon.

Suuria muutoksia on usein vaikea viedä huolella läpi noususuhdanteessa, kun kiire on pahimmillaan. Myynnillisesti hiljaisempina aikoina on enemmän aikaa tarkastella ja kehittää omia toimintatapoja. Silloin on myös parempi työrauha suunnitella ja sitouttaa organisaatio uuteen tapaan toimia.

Koronataantuman jälkeen koittaa paremmat ajat, ja yritysten toiminnalla on edellytykset palata vähitellen ennalleen.  Ne yritykset, jotka pystyvät hyödyntämään tätä hiljaista hetkeä parantaakseen toimintansa tuottavuutta ja ohjattavuutta, asemoivat itsensä oman toimialansa paalupaikalle.  Nämä yritykset ottavat jatkossa kasvavista markkinoista kaiken irti paremmalla laadulla ja kilpailukykyisemmillä hinnoilla.  

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on mahdollista myös kohtuullisen ripeällä aikataululla. Valitse moderni, modulaarinen järjestelmä, jonka voit ottaa käyttöön vaiheittain sekä toimittaja, joka hallitsee ketterät menetelmät. Lue täältä, miten onnistut ERP-järjestelmän käyttöönotossa.

Meillä on laaja kokemus vaativista toiminnanohjauksen käyttöönottoprojekteista. Tutustu asiakkaisiimme.

Olemme Suomen ensimmänen Gold Partner -tason saavuttanut virallinen Odoo-kumppani. Odoo-toiminnanohjausjärjestelmällä on maailman nopeimmin kasvava ERP-järjestelmä ja sillä on eniten käyttäjiä maailmassa.

"Älkää koskaan jätä tilaisuutta käyttämättä – kuten hyvää taantumaa.” Jack Welch, General Electricsin toimitusjohtaja.