Taloushallinnon oman työn tehostaminen on kohtuullisen suoraviivaista. Siihen voidaan ottaa avuksi muun muassa taloushallinnon automatisointi . Mutta taloushallinnon järjestelmävalinnoilla on suuri merkitys myös sille, miten taloushallinto onnistuu tukemaan koko organisaatiota.

Viisi periaatetta, joilla talousjohtaja voi tukea koko organisaatiota yrityksen strategian toteuttamisessa

1. Auta ymmärtämään lukuja ja hahmottamaan kokonaisuuksia

Tarjoa talous- ja tunnusluvut koko henkilökunnalle helposti ymmärrettävässä muodossa.

Talousosaston numeronikkarit rakastavat lukuja ja ovat rutinoituneet poimimaan nopeasti sentin ja kymmenesosaprosentin tarkkuudella esitetyistä exceleistä tärkeät numerot. Jos haluat palvella yrityksen strategiaa, älä sorru infoähkyyn. Oman työn arvokkuutta ei mitata määrällä vaan laadulla. Muista, että monet päättäjät tarvitsevat olennaisen tiedon yhdellä vilkaisulla.

Myös taloushallinnon lukujen viestinnässä pätee yleisesti tunnettu “vähemmän on enemmän -sääntö”.

Tarjoa tieto hyvin visualisoituna henkilöstölle. Raportit, joissa kommunikoidaan keskeiset luvut visuaalisena piirakkana tai pylväinä, on helppo hahmottaa. Trendien kuvaaminen aikajanalla, indeksit ja poikkeamaraportit niin ikään edesauttavat kokonaisuuden ymmärtämistä. Avaa tärkeimmät syy- ja seuraussuhteet, jotta kaikki ymmärtävät numeroiden tarkoituksen ja osaavat tulkita niitä.

Valitse huolella kommunikoitavat luvut ja relevantit ajanjaksot.

Avaa taustoja ja selvennä onko suuri luku tässä kohtaa hyvä vai huono asia. Lukujen esittäminen tuhannen euron tarkkuudella on usein informatiivisempaa kuin pilkkuaviilaavat eurosentilleen raportoinnit. Pääviesti nousee selvemmin esille, kun asioita otetaan tarkasteluun harvemmalla haravalla.

Muista avata lyhenteet.

Jos käytät lyhenteitä, kuten ROI ja ROE, muista avata niiden merkitys. Tuotantolinjan työnjohtajalle tai henkilöstöhallinnon humanistille taloushallinnon lyhenteet eivät välttämättä ole yhtä tuttuja kuin sinulle. Jos merkitys on epäselvä jää, tieto helposti hyödyntämättä.

2. Valitse ja kommunikoi oikeat, henkilöstöä puhuttelevat mittarit. Saat sitä mitä mittaat.

Henkilöstösi sitoutuu tavoitteisiin parhaiten, silloin kun heitä mitataan mittareilla, jotka koetaan järkeviksi, oikeudenmukaisiksi ja sellaisiksi, joihin pystyy itse vaikuttamaan.

Tyypillisiä konkreettisia mittareita on muun muassa sidottu pääoma, varaston kiertonopeus ja erilaiset laatua mittaavat mittari, kuten toimitusvarmuus, reklamaatioiden määrä ja läpimenoajat. Asiat muuttuvat konkreettisiksi, kun osoitat yhden toimituksen, yhden asiakaskäynnin, yhden päivän tai yhden tuotteen kustannukset.

Huonoja mittareita ovat vaikeasti tulkittavat, abstraktit mittarit sekä mittarit, joita ei saada ulos järjestelmästä oikeaan aikaan.

Väärin valittu mittari ohjaa tekemistä väärään suuntaan. Esimerkiksi, jos myyntiä mitataan laadun sijaan vain määrällä. Tällöin myyjä saattaa raapia kasaan mitä tahansa, mahdollisesti jopa vääränlaista, kauppaa sieltä mistä sitä saa. Jos myynti ei ymmärrä mitkä asiat vaikuttavat asiakkuuden kannattavuuteen, on riski että osa asiakkuuksista aiheutuu yritykselle enemmän kustannuksia kuin tuottoa.

3. Varmista, että talousluvut ovat kaikkien päättäjien käytettävissä reaaliaikaisesti

Taloustieto on tuoretavaraa, joka happanee nopeasti.

Valitettavan usein päätöksiä tekevällä henkilöstöllä ei ole käytettävissä tarvittavaa tietoa tai tieto on hankalasti löydettävissä. Tarjoamalla taloustiedon oikea-aikaisesti mahdollistat nopean reagoimisen yllättäviin tilanteisiin organisaation joka kolkassa.

Kun toiminta on hektistä ja kilpailutilanne muuttuu jatkuvasti, on lukujen oltava tarjolla oikealta ajanjaksolta lyhyellä viiveellä. Toimialasta riippuen sopiva raportointiaikaväli voi olla sesonki, kampanja, viikko tai päivä.

Nopeasti saatavat luvut hyödyttävät lähes kaikkia. Se tihentää oppimissykliä ja nopeuttaa reagointikykyä muuttuviin tilanteisiin.

Valitse taloushallinnon käyttöön yksi järjestelmä, jossa kaikki tieto on reaaliaikaisesti kaikkien saatavilla. Jos sinulla on useita järjestelmiä, tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen vie aikaa ja kadotat reaaliaikaisuuden. Lisäksi tiedon siirto järjestelmien välillä lisää tarpeettomien inhimillisten virheiden määrää.

Tutustu Kasvun työkalut -podcastiimme

4. Auta kaikkia tekemään tärkeät päätökset numeroihin nojaten

Tarjoa taloustieto niin, että liiketoimintayksiköt voivat tehdä päätökset faktoihin ja numeroihin perustuen. Tässä esimerkkejä päätöksistä, joita usein tehdään mutu-tuntumalla vaikka tarjolla olisi myös kovaa faktaa.

• Mitä lisäpalveluita voin tarjota veloituksetta projektin/asiakkuuden kannattavuuden vaarantumatta?
• Pitäisikö minun veloittaa pientoimituslisä? Kuinka pienille toimituksille pientoimituslisä on tarpeen?
• Kenelle pidemmän maksuajan myöntäminen on järkevää?
• Mihin keskitän tekemiseni? Olemassa olevan liiketoiminnan parantamiseen vai uuden kasvun luomiseen?
• Millaisilla mittareilla mittaan tiimini suorituskykyä?
• Mitkä projektit ovat kannattavimpia? Mihin projekteihin nimeän kovimmat tekijäni?
• Ovatko kaikki kiinteiksi kuluiksi määritellyt kulut todella kiinteitä kuluja vai muuttuvia?

Tiedon tarjoaminen helpottuu, jos yrityksen kaikkia toimintoja hallinnoidaan yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä. Tehokas ja älykäs raportointi auttaa fiksujen päätösten tekemisessä. Lue lisää Odoon raportointikyvystä.

5. Valitse yksi järjestelmä, joka aidosti tukee yrityksen strategian toteuttamista.

Me uskomme, että PK-yritysten on järkevää keskittää kaikkien liiketoimintaprosessien hoitaminen yhteen järjestelmään. Taloushallinto mukaan lukien.

Yhden järjestelmän strategia virtaviivaistaa toimintaa. Datan siirto eri järjestelmien välillä vähenee ja sitä myöten inhimillisten virheiden määrä minimoituu. Yhdessä järjestelmässä nähdään läpinäkyvästi kaikki yrityksen toiminnot. Luonnollisesti yhden järjestelmän taktiikalla saadaan säästöjä myös lisenssikustannuksiin.

Yhden järjestelmän taktiikka auttaa sisäisessä kehityksessä ja kommunikoinnissa.

Jokainen taloushallinnossa työskentelevä on varmasti osallistunut palavereihin, jossa ensimmäinen puoli tuntia etsitään yhteistä ymmärrystä käytetyistä termeistä. Kun yksi puhuu myynnistä, toinen puhuu laskutuksesta. Usein menee tovi ennen kuin keskustelukumppanit ymmärtävät puhuvansa samasta asiasta eri termeillä - tai eri asiasta samalla termillä.

Kun kaikki käyttävät yhtä ja samaa järjestelmää, puhutaan yhtä yhteistä “järjestelmäkieltä”. Raportit voidaan ymmärtää oman tekemisen kautta. Termeillä on tällöin sama merkitys ja sisältö kaikille. Kaikki tarkastelevat lukuja samoilla periaatteilla.

Jos käytössä on vain yksi järjestelmä, sitä on helppo muokata yrityksen strategiaa tukevaksi. Odoo-toiminnanohjausjärjestelmään voidaan kehittää ketterästi uusia toiminnallisuuksia järjestelmän rikkoutumatta. Modulaariseen arkkitehtuuriin ansiosta uudet ominaisuudet linkittyvät Odoossa sujuvasti jo olemassa oleviin toimintoihin.