Milloin on aika päivittää Odoo? Arvioi tilanne kerran vuodessa.
Pohdimme usein asiakkaidemme kanssa, milloin on paras aika Odoon versiopäivitykselle. Sitä onkin syytä pysähtyä miettimään hetkeksi, sillä järjestelmäpäivitys onnistuu parhaiten, jos sille omistetaan hetkeksi yhden ihmisen täysi huomio. Lisäksi, jos halutaan varmistaa sujuva ja nopea versiovaihdos, on hyvä varata hieman budjettia myös kumppanin työpanokselle.
Päivitykset hoituvat sitä kivuttomammin mitä tiheämmin niistä huolehditaan. Kovin vanhat versiot alkavat vähitellen rapautua - erityisesti, jos niihin on sisällytetty paljon kolmansien osapuolien lisäosia. Monet kehittäjätahot noudattavat Odoon ohjetta ja tarjoavat tukea vain kolmeen viimeisimpään version.
Jos käytössä on vakio-Odoo ilman muutoksia, päivitys on suoraviivaista ja onnistuu helposti suoraan Odoo S.A.:n kautta.
SprintIT:n asiakkailla on kuitenkaan harvoin aivan puhdasta vakio-Odoota. Toimittamiimme järjestelmiin on usein tehty asiakkaan pyynnöstä omaa kehitystyötä ja räätälöintiä. Mitä enemmän omaa koodia on kehitetty, sitä tarkemmin versiopäivityksen ajankohtaa on harkittava.
Kuka hyötyy versiopäivityksestä juuri nyt?
Suosittelemme kaikkia asiakkaitamme tutustumaan vuosittain lanseerattavaan uuteen Odoo-versioon ja arvioimaan millaista lisäarvoa uusin versio toisi yrityksen toimintaan. Jos yrityksellä on tavoitteena kehittää liiketoimintaa, antaa uusin versio paremmat puitteet kilpailukyvyn nostattamiseen ja automatisointimahdollisuuksien lisäämiseen.
Viime vuosina Odoon taloushallinto, verkkokauppa-alusta ja kassajärjestelmä ovat kehittyneet todella paljon. Jos yrityksesi käyttää näitä toimintoja, on versiopäivitys varmasti suositeltavaa. Sama pätee yrityksiin, joilla on omaa valmistusta. Tuotannonohjaus ja varastonhallinta ovat olleet jo pitkään osa Odoota, mutta ne ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina.
Uusimmassa Odoon versiossa 18 on mukana runsaasti käyttöliittymäparannuksia, jotka nopeuttavat ja sujuvoittavat päivittäistä tekemistä. Myös keskeisiin ERP-toimintoihin – kuten myyntiin ja CRM:ään, varastonhallintaan, viivakoodeihin ja taloushallintoon – on tehty reilusti parannuksia ja uudistuksia. Lisäksi mukana on täysin uusia ominaisuuksia, jotka vievät järjestelmän käytettävyyden taas uudelle tasolle.
Odoo 18:n parhaat uudistukset - blogipostaus ja webinaaritallenne (suomeksi)
Miten varmistan sujuvan päivityksen?
Versiopäivitysprojekti on yritykselle aina helpompi ja sujuvampi kuin alkuperäinen käyttöönottoprojekti. Tämä johtuu siitä, että järjestelmän peruslogiikka ja -käyttö on jo hyvinkin tuttua.
Resursoi ja ajoita oikein
Jos liiketoiminnassasi on luontaisia sesonkeja, ajoita versiopäivitys suosiolla hiljaisemman sesongin ajaksi. Karkeasti, asfalttimiehet keskittyvät järjestelmäprojekteihin talvella ja joulupukin paja hoitaa päivityshommat kesällä.
Ilmalämpöpumppuja maahantuova asiakkaamme Kataikko ajoitti viimeisimmän versiopäivityksensä syksylle, jolloin ilmalämpöpumppukauppa hiljenee. Samalla uuden järjestelmä käyttöönotto voitiin ajoittaa myös tilikauden vaihdokseen.
Myös yleinen taloustaantuma tai vaikkapa Covid-19-tyyppisten yllättävien asioiden aiheuttama liiketoiminnan hidastuminen voi ikävyydestään huolimatta olla oikea aika ryhtyä järjestelmäpäivitykseen. Kun kaupankäynti hidastuu, jää osalle ihmisistä usein ylimääräistä aikaa osallistua projektiin. Taloustilanteen normalisoiduttua ollaan entistä kilpailukykyisempänä jatkamassa töitä uudistetuilla työkaluilla.
Kaikille IT-projekteille, olivatpa ne isoja tai pienempiä päivitysprojekteja, on tärkeää nimetä yksi selkeä kokonaisuudesta vastaava projektipäällikkö. Hän tarvitsee avukseen myös osa-aikaisesti järjestelmän käyttäjiä, joiden kanssa yhdessä suunnitellaan projektin valmistelu sekä tehdään lopulliset testaukset ennen käyttöönottoa.
Lue blogipostauksemme: Milloin on paras aika tehdä versiopäivitys?
Löytyykö turhia toiminnallisuuksia?
Versiopäivityksen hetki on hyvä aika katselmoida järjestelmäkokonaisuutta. Arvioi, onko kaikki asennetut moduulit edelleen aktiivisessa käytössä. Odoon kaltaisen monipuolisen järjestelmän kanssa voi joskus käydä niin, että alkuperäisessä käyttöönotossa silmät syövät enemmän kuin vatsa kestää. Eli innostuksen vallassa on klikattu käyttöön moduuleita, joille ei sitten arkityössä olekaan löytynyt käyttöä.
Päivitysprojekti on kuin muutto; siinä on hyvä karsia pois kaikki sellaiset moduulit, jotka ovat jostain syystä jääneet vähälle käytölle. Kun karsit turhaa pois, jää päivitettävää vähemmän. Jos kyseessä on maksulliset kolmansien osapuolien moduulit, säästät turhan karsimisella myös rahaa. Turhista integraatiosta puhumattakaan.
Me SprintIT:llä päivitämme oman Odoomme noin kerran vuodessa. Ja aina onnistumme karsimaan useita moduuleita. Odoo kehittyy nopeasti ja joka vuosi osa aikaisempaan versioon tekemistämme lisätoiminnallisuuksista löytyykin uusimmasta Odoosta vakiona.
Kokonaisuuden huolellinen tarkastelu on erityisen tärkeää, jos Odoo ympäristöösi on tehty vuosien varrella paljon omaa kehitystä.
Vedenjakajapäätös: miten suhtaudut vanhaan dataan?
Suurimman ajan ja rahan säästön saat, kun suhtaudut kriittisesti vanhan datan siirtämiseen. Siirrettävän datan määrä nimittäin määrittelee pitkälti myös projektin hinnan. Mieti tarkkaan mitä tietoa on ehdottomasti siirrettävä mukana ja minkä voit haudata.
Asiakasrekisteri ja aktiiviset myynti- ja ostotilaukset sekä toimitukset luonnollisesti siirretään uuteen järjestelmään. Mutta onko liiketoiminnassasi tärkeää, että voit porautua jokaiseen yksittäiseen vanhaan tilaukseen ja toimitukseen vielä vuosien jälkeen? Vai riittäisikö, että ne tallennetaan paikkaan, josta voit tarvittaessa käydä tarkistamassa yksittäiset tapahtumat?
Muistele kuinka usein olet viimeisen vuoden aikana kaivanut tietoja yksittäisten yli vuoden vanhojen tilausten tietoja? Jos se on harvinaista, voit tallentaa historiadatan jonnekin, mutta älä siirrä sitä uuteen järjestelmään.
Useimmilla yrityksillä (noin 90 % asiakkaistamme) ei ole tarvetta siirtää tietoa ostoista, laskuista ja kirjeenvaihdosta. Ole rehellinen itsellesi. Arvioi onko tieto aidosti relevanttia vai onko kyseessä vain varmuudeksi varmistaminen tai “nice to know” -tyyppinen asia.
Älä anna muutosvastarinnan saada otetta
Ihmisen suurin voima on muutosvastarinta. Jos pääset sen yläpuolelle, olet jo puoliksi voittaja. Isoissa järjestelmäprojekteissa muutosvastarinta on suurin projektin onnistumisen este. Versiopäivityksissä sen osuus on useimmiten pieni, mutta ei olematon.
Muutosvastarintaa helpottaa ja auttaa se, että kerrot henkilöstölle etukäteen uusimman version tuomista hyödyistä: miten uusi versio nopeuttaa, helpottaa ja sujuvoittaa heidän työtään.
Ylläpito ja päivitys kuuluu Enterprise-lisenssiin
Odoo S.An tuki ulottuu 5 viimeisimpään Odoon versioon. Tuki 4 ja 5 vuotta vanhoille versioille on maksullista.
Ne jotka haluavat aina olla aallon harjalla ja hyödyntää parhaita uusia ominaisuuksia, päivittävät Odoonsa jopa kerran vuodessa. Se ei kuitenkaan ole välttämätöntä.
Enterprise-asiakkaille vakio-Odoon päivitys kuuluu lisenssin hintaan. Mikäli käytät Odoo Communityä tai järjestelmäänne on tehty runsaasti räätälöintejä, päivityksen kuluista on sovittava erikseen Odoo-toimittajan kanssa.
Luonnollisesti täysin koskemattoman vakio-odoon päivitys hoituu näppärästi, ja Odoo S.A. on sitoutunutkin hoitamaan päivityksen veloituksetta. Käytännössä harvalle yritykselle riittää perusversio ilman minkäänlaisia muutoksia tai yrityskohtaista kehitystä. Suomalaisilla yrityksillä on yleensä vähintäänkin lokalisoitu taloushallinnon toiminnot vastaamaan Suomen lainsäädäntöä ja suomalaisten pankkien vaatimuksia.
Case: Woodly
Asiakkaamme Woodlyn Odoo-päivitys sujui mutkattomasti, kun SprintIT:n projektipäällikkö piti huolen tarvittavista taustatöistä ja hoiti yhteydet Odoo S.A.han.
Vakio-Odoon versiopäivitys on asiakkaalle kohtuullisen vaivaton projekti. Koska Woodlyn Odoossa oli vain vähäisiä räätälöintejä jäi heidän tehtäväksi lähinnä integraatioden testaaminen.
“Olemme oikein tyytyväisiä päivitettyyn Odooseen. Etenkin tuotannonohjauksen muutokset ovat meille todella hyviä."
"Lisäksi kommunikointimahdollisuus suoraan Odoosta asiakkaan kanssa on meille tärkeä ja hyvä ominaisuus”, toteaa Upi Anttila, Woodlyn tuotekehitysasiantuntija.
Case Nanten-lattiapinnoitteet
Asiakkaamme Nanten-lattiapinnoitteet hallinnoi tuotantoa, asiakkaita, myyntiä, ostoja ja varastoja Odoolla. Muutaman vuoden käyttökokemuksen jälkeen he päättivät päivittää Odoon uusimpaan versioon.
Päivitysprojektin aikataulutuksessa otettiin huomioon mahdollisuudet irrottaa aikaa päivittäiseltä työltä softaprojektille. Realistinen aikataulu mahdollistaa riittävän testaamisen.
“Testaaminen oli selkeää, koska SprintIT:n projektipäällikkö toimitti meille todella hyvän tarkistuslistan jokaista testattavaa moduulia varten", sanoo liiketoimintajohtaja Sami Rastas.
"Uusimman Odoo-version myötä pystyimme luopumaan muutamista lisämoduuleista, koska samat toiminnallisuudet löytyvät nyt jo Odoon vakiotuotteesta. Lisäksi saimme käyttöön paljon uusia toiminnallisuuksia.Kokonaisuudessaan tämä uusi Odoon versio on entistäkin nopeampia ja visuaalisempi."
SprintIT:llä on oma tiimi versiopäivityksiin
Meillä versiopäivitykset eivät ole sivujuttu, vaan niihin on koottu ihan oma kuuden hengen tiimi. Tämä porukka tekee pelkästään Odoon versiopäivityksiä – ja juuri siksi prosessit ovat hiotuneet toimiviksi ja tekeminen on sujuvaa.
Tiimi hoitaa päivitysprojektit tehokkaasti, aikataulussa ja hyvällä fiiliksellä. Me tiedämme, missä kohtaa päivitysprojekti voi tyssätä – ja miten siitä mennään läpi ilman draamaa. Kun mukana on kokenut päivitysporukka, työ sujuu rennosti ja tuloksellisesti.
Harkitsetko Odoo-version päivittämistä?
Selvitetään yhdessä, mikä on teille paras tapa ja ajankohta päivittää Odoo uusimpaan versioon!
Kalle Heiskanen