Miten valita järjestelmä, joka paitsi hoitaa lakisääteisen kirjanpidon sujuvasti, myös antaa yritykselle työkalut aidosti ennakoivaan johtamiseen?
Moni taloushallinnon ammattilainen suhtautuu varauksella kirjanpito-ohjelmiin, jotka ovat osa laajempaa toiminnanohjausjärjestelmää (ERP). Huolena on usein perusteltu pelko siitä, että kun yksi järjestelmä yrittää tehdä kaiken, taloushallinnon päivittäiset rutiinit jäävät kömpelöiksi verrattuna kirjanpidon tehtäviä varten hiottuihin täsmäohjelmistoihin. Pelätään, että arki kangistuu ja yksinkertaiset kirjaukset muuttuvat monimutkaisiksi prosesseiksi.
Me SprintIT:llä tiedämme, että nykyaikainen teknologia on kuitenkin kirinyt tämän kuilun umpeen. Voit saada sekä ERP:n tuoman kokonaisvaltaisen hallinnan että kirjanpitäjän vaatiman ketteryyden samassa paketissa.
Keskustelimme Azetsin kokeneiden asiantuntijoiden kanssa siitä, miten Odoo on yllättänyt heidät positiivisesti ja millaista uutta lisäarvoa se tuo heidän asiakkaidensa liiketoimintaan.
Helppous ei tarkoita kyvyttömyyttä
Usein oletusarvona on, että laaja ERP-järjestelmä on väistämättä kankeampi kuin ketterä taloushallintosofta. Odoon kohdalla kokemus on kuitenkin osoittanut toista: helppous ja järeä kyvykkyys voivat kulkea käsi kädessä.
Azetsin kokenut kirjanpitäjä Iris Lavikainen-Ahokas on huomannut vuoden Odoo-käyttökokemuksella, että Odoo on erittäin selkeä ja looginen.
"Peruskäyttö on selkeää ja loogista, ja mielestäni se on helpommasta päästä, kun vertaa moneen muuhun ohjelmistoon. Odooseen pääsee helposti sisään ilman pitkää perehdytystä," Iris kuvailee.
Vaikka kyseessä on laaja järjestelmä, siellä on helppo navigoida ja löytää tarvittava tieto itsenäisesti. Tämä madaltaa kynnystä uuden järjestelmän omaksumiseen ja tekee siirtymästä kivuttoman niin tilitoimiston kirjanpitäjälle kuin koko asiakasorganisaatiolle.
Pienet ominaisuudet tuovat suurimman hyödyn arkeen
Kirjanpitäjän arjessa aikaa säästyy eniten silloin, kun toistuvat rutiinit rullaavat kuin itsestään. Iris nostaa esiin konkreettisia esimerkkejä, joissa Odoo loistaa verrattuna moniin muihin järjestelmiin.
Kuvassa: Saana Laitinen ja Iris Lavikainen-Ahokas
Erityistä kiitosta saa käyttöomaisuuden hallinta. Odoo luo automaattisesti kuukausittaiset poistotositteet, ja kun kalustoon tulee lisäyksiä, järjestelmä laskee poistot itsenäisesti.
"Se, että poistot tulevat automaattisesti, on iso plussa. Ei tarvitse itse laskea eikä pelätä manuaalisia näppäilyvirheitä," Iris kiittelee.
Iiriksen mukaan myös Odoon ALV-prosessin automatiikka sujuvoittaa arkea. Kun arvonlisäveroa tulee maksettavaksi, järjestelmä osaa luoda maksusta ostolaskun reskontraan ja liittää siihen tarvittavat ilmoitukset automaattisesti. Lisäksi erilaisten aineistojen, kuten palkka- tai kulutietojen tuonti on tehty turvalliseksi. Järjestelmän "testaa"-toiminto paljastaa mahdolliset virheet heti tuontivaiheessa, jolloin niitä ei tarvitse metsästää kuukausien päästä kirjanpidosta.
Nämä ovat niitä pieniä, mutta kriittisiä ominaisuuksia, jotka vapauttavat asiantuntijan aikaa rutiineista vaativampaan työhön.
Yhdessä järjestelmässä toimiminen poistaa integraatiohuolet
Kun puhutaan isosta kuvasta, Azetsin Business Line Lead Terhi Saarinen ja Business Unit Manager Saana Laitinen ovat yhtä mieltä siitä, että Odoon suurin kilpailuetu on ERP:n ja taloushallinnon sijoittuminen aidosti samaan ratkaisuun.
Yhden järjestelmän taktiikka ratkaisee monta perinteistä ongelmaa.
"Suurin etu on luonnollisesti siinä, että tiedot ovat samassa ratkaisussa. Mahdollisten kysymysten selvittely on nopeampaa, kun kaikki tieto löytyy samasta paikasta, ja vältymme master data -ongelmilta." Terhi Saarinen, Azets.
Kun kaikki tieto on samassa kannassa, päästään eroon tyypillisistä "master data" -haasteista, joissa asiakas- tai tuotetiedot eivät täsmää eri järjestelmien välillä. Tiedonsiirto-ongelmat jäävät historiaan, ja mahdollisten kysymysten selvittely nopeutuu huomattavasti, kun kirjanpitäjä ja asiakas katsovat täsmälleen samaa, reaaliaikaista dataa. Tämä tekee yhteistyöstä saumatonta ja läpinäkyvää.
Reaaliaikaisuus mahdollistaa paremman johtamisen
Pelkkä tehokas kirjanpito ei kuitenkaan riitä nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Yritykset tarvitsevat näkemystä tulevaan, ja tässä Odoon reaaliaikaisuus nousee arvoonsa.
Kun data on ajan tasalla, näkökulma muuttuu:
"Talouden seuranta ei ole pelkkää peräpeiliin tuijottamista, vaan voimme auttaa asiakasta tekemään päätöksiä ja suunnitelmia, jotka katsovat eteenpäin”, Saana Laitinen, Azets.
Reaaliaikainen tieto mahdollistaa laadukkaan ja tarkan budjetoinnin, rullaavan ennustamisen ja syvällisen analysoinnin. Asiakas saa käyttöönsä lukuja, joiden avulla voi tehdä päätöksiä tässä hetkessä, eikä vasta kuukauden päästä tilikauden katkon jälkeen.
Samalla asiakkaan oma työkuorma kevenee, kun IT-hallinto yksinkertaistuu yhden järjestelmän myötä. Yritysjohto voi keskittyä oman liiketoimintansa kasvattamiseen tietäen, että taloushallinnon perusta on kunnossa ja luvut tukevat päätöksentekoa.
Haluatko tehostaa yrityksesi arkea?
Me SprintIT:llä uskomme, että teknologian tehtävä on palvella ihmistä, ei toisinpäin. Odoo on ratkaisu, joka yhdistää kirjanpitäjän toiveet ja liiketoimintajohdon tarpeet yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi. Kuten Azetsin asiantuntijat toteavat: ratkaisu on selkeä, looginen ja se kannattaa ottaa käyttöön rohkeasti.
Olemme valmiina auttamaan sinua matkalla kohti sujuvampaa ja reaaliaikaisempaa taloushallintoa. Ota yhteyttä meihin, niin katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa teidän yritystänne menestymään!