ERP-järjestelmän valinta ei ole vain tekninen päätös – se on yksi niistä ratkaisevista hetkistä, jotka voivat muokata yrityksesi tulevaisuutta. Toimiva ERP-järjestelmä auttaa hallitsemaan liiketoiminnan kaikkia osa-alueita, tehostaa prosesseja ja antaa työkalut, joilla voi johtaa yrityksen kasvua ja menestystä. Väärän järjestelmän valinta puolestaan voi aiheuttaa turhautumista, tuhlata resursseja ja hidastaa kehitystä.

Tässä blogikirjoituksessa vertaillaan kahta tunnettua ERP-järjestelmää, SAPia ja Odoota, ja kerrotaan, mitkä seikat voivat tehdä juuri toisesta niistä parhaan valinnan juuri sinun yrityksellesi. Käydäänpä siis yhdessä läpi, mitä näillä kahdella järjestelmällä on tarjottavanaan, jotta voit tehdä informoidun ja yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivan päätöksen.

Odoo on parhaimmillaan kasvua hakevissa pk-yrityksissä, joilla voi olla myös useita toimistoja, mahdollisesti eri maissa.

SAP on suunnattu suuriin jo vakiintuneisiin monikansallisiin yrityksiin. Liiketoimintaprosessit eri toimipisteissä tai maissa voivat vaihdella merkittävästikin, mutta käytössä olevat prosessit ovat useimminten tiukkaan kiveen hakattuja eikä niitä lähdetä herkästi muokkaamaan.

Odoon kyvystä käsitellä suuria volyymejä on hieman ristiriitaista tietoa. Monet sanovat, että Odoo on optimaalinen ratkaisu vain, jos käsittelet enintään joitakin satoja tilauksia päivässä, eikä sinulla ole tarvetta kerätä ja tallentaa mielettömän paljon dataa. SprintIT:n Odoo-asiakkaat ovat kumonneet tämän väitteen. Eräs vähittäiskaupan asiakkaamme käsitteli Odoolla satoja tuhansia osto- ja myyntitapahtumia päivässä. Odoon etu onkin, että se skaalautuu helposti yrityksesi tarpeiden ja kasvun mukaan.

SAP on erikoistunut käsittelemään massiivisia määriä dataa. Se pystyy tallentamaan ja käsittelemään jopa miljoonia tilauksia päivittäin. Esimerkiksi Amazon käsittelee SAPilla yli 66 tuhatta tilausta tunnissa. Miljoonien päivittäisten tilausten käsittelyyn SAP on ehdottomasti parempi valinta. 

Odoo soveltuu yrityksille, joilla on tarvetta muuttaa toimintatapojaan nopeasti lennosta. Syynä nopeisiin muutoksiin voi olla kilpailu ja nopeasti muuttuva markkinatilanne. Tällaisessä ympäristössä esimerkiksi tavarantoimittajan vaihtaminen ketterästi saattaa olla kriittisen tärkeää. Kun toimittaja vaihtuu, se vaikuttaa usein prosesseihin ja koko toimitusketjuun. Odoon vahvuus on joustavuus, mikä johtuu modulaarisesta arkkitehtuurista sekä avoimesta lähdekoodista. 

Jos sinulla on toimistoja tai tytäryhtiöitä, joissa on satoja tai tuhansia työntekijöitä eri maissa, selkeiden liiketoimintaprosessien seuraaminen on puolestaan avain koko yrityksen sujuvaan toimintaan. Jos hallinnoit markkinointia, mainontaa, tuotantotiloja ja edustustoja vaikkapa 70 maassa kaikilla eri mantereilla, on tällaisen yrityksen mahdotonta muuttaa nopeasti ja radikaalisti prosessejaan. SAPiin voidaan räätälöidä suuryritysten monimutkaisimmatkin vaatimukset, kuten monivaluuttatoiminnot, eri vaiheita sisältäviä tuoteversioita tai monimutkaista logistiikkaa, mutta muutokset ovat hitaita, kalliita ja vaativat paljon resursseja ja asiantuntemusta.

Järjestelmää valittaessa on hyvä miettiä, kuinka paljon ulkopuoliset tahot asettavat vaatimuksia prosessien muokkaamiseen? Esimerkiksi lainsäädäntö, raportointivelvoitteet tai laskutusvaatimukset voivat muuttua, jolloin vähintään kirjanpitomoduuliin on tehtävä muokkauksia. Viime vuosina on nähty paljon tämänkaltaisia muutosvaateita, kun valtiot puuttuivat koronapandemian vuoksi muun muassa arvonlisäprosentteihin. 

Odoo on joustava ja mukautuu helposti muuttuneisiin olosuhteisiin tai viranomaisten vaatimuksiin. Jos sinulla on pätevä teknologiakumppani, joka tukee ja ylläpitää järjestelmääsi, kaikki tarvittavat muutokset voidaan käsitellä nopeasti ja kivuttomasti. Myös oma IT-osastosi saattaa selvitä muokkauksista itsekin. Suositus kuitenkin on, että annat moduulimuokkaukset sertifioidun Odoo-kumppanin käsiin. Niitä löytyy Euroopasta yli 600 ja luku kasvaa koko ajan. Luotettu kumppani tukee ja ylläpitää järjestelmääsi niin, että kaikki tarvittavat muutokset tehdään nopeasti ja kivuttomasti.

SAP:n moduulit ovat rakenteeltaan monimutkaisempia, minkä vuoksi niiden mukauttaminen uusiin säädöksiin on monimutkaisempaaa. Koska SAP-kehittäjiksi on korkeampi sisäänpääsykynnys, vain kehittäjät, joilla on pitkä, 5–10 vuoden kokemus, voivat muuttaa koodia.

Odoo julkaisee joka syksy uuden version, ja suosittelee järjestelmän säännöllistä päivittämistä. Odoon virallinen tuki ulottuu vain 3 viimeisimpään versioon, joten suosittelemme päivitystä minimissään kolmen vuoden välein.

Perusmoduulien päivitysprosessi on hyvin yksinkertaista. Odoo tarjoaa valmiit skriptit vaivattomaan tiedonsiirtoon, mutta sinun on silti käsiteltävä tietojen ja koodin siirtoa itse. Vaikka et olisi muuttanut Odoo-perusmoduuleja juurikaan, siirto vaatii aina kehittäjän osallistumista, erityisesti jos järjestelmään on tehty runsaasti asiakaskohtaisia räätälöintejä.

Versiopäivityksissä on joskus tullut pieniä yllätyksiä prosessien kulkuihin, joten päivityksen yhteydessä on aina syytä testata onko itselle tärkeiden prosessien työnkulkuihin tullut muutoksia.

Odoo on avoimen lähdekoodin ERP, jolla on valtava maailmanlaajuinen kehittäjäyhteisö. Mitä laajempi yhteisö, sitä nopeammin virheet huomataan. Jos joku löytää virheen Odoossa, hän luo siitä tiketin GitHubissa, kuvailee korjaamisehdotuksen tai pyytää apua. Tämä auttaa muita kehittäjiä ratkaisemaan samankaltaisia virheitä nopeasti ja helposti.

SAP puolestaan on suljetun lähdekoodin ERP. Kohdatessasi virheen toiminnallisuuksissa ainoaksi vaihtoehdoksi jää odottaa, että kehitystiimisi pystyy ratkaisemaan ongelman SAP:n teknisen tuen avulla.

Käyttöönotto on investointi tulevaan

ERPin kustannukset koostuvat karkeasti käyttöönottokustannuksista sekä juoksevista kuluista, kuten lisenssimaksuista ja tukikustannuksista. Käyttöönottoprojektilla tarkoitetaan prosessia, jossa määritellään yrityksen tarpeet ja sen pohjalta konfiguroidaan valittu ERP-järjestelmä yrityksen tarpeisiin sopivaksi. Yrityskohtaiset kehitystoimenpiteet ja räätälöinnit kuuluvat niin ikään käyttöönottoprojektiin. 

Yleinen nyrkkisääntö ERP-maailmassa on, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektiin ollaan valmiita investoimaan noin 1% yrityksen liikevaihdosta. Miljoonan euron liikevaihdon yritykseen pitäisi saada ERP käyttöön 10 000 eurolla, kun 10 miljoonaa vaihtava yritys on valmis investoimaan 100 000. Tarvittavan investoinnin suuruus vaihtelee kovasti sen mukaan mikä on nykyjärjestelmien tila ja millaisia tarpeita yrityksellä on. 

Odoo koostuu moduuleista, joten sen voi ottaa käyttöön vaiheittain. Tällöin käyttöönottokustannukset voidaan pilkkoa pienempiin osiin. Odoo perustuu avoimeen lähdekoodiin, joka on kirjoitettu Pythonilla. Suosittu ohjelmointikieli helpottaa osaavien kehittäjien löytämistä ja Odoon käyttöönottokuluihin voi vaikuttaa myös valittavalla käyttöönottostrategialla.

Myös SAP on modulaarinen, mutta rakenteeltaan hieman erilainen, koska se on tehty palvelemaan suurten kansainvälisten yritysten tarpeita. SAP on kirjoitettu käyttämällä C-, C++-, Java- ja ABAP-kieltä (joka on SAP:n kehittämä korkean tason ohjelmointikieli). Yleisesti ottaen SAPin rakennetta ja logiikkaa ei ole mahdollista ymmärtää yhdellä silmäyksellä, vaan sen kehittäminen vaatii asiantuntijuutta, joka saavutetaan työskentelemällä useiden vuosien ajan SAPin parissa. Tällaisten osaajien löytäminen voi olla hankalaa ja heidän hinnoittelunsa on usein kalliimpaa.

Lisenssikulut

Odoon tavoitteena on tarjota yritysten käyttöön mahdollisimman edullinen ERP-järjestelmä. Lokakuusta 2022 lähtien Odoo ei enää veloita yksittäisistä moduuleista tai ominaisuuksista. Sen sijaan Odoon hinnoittelu perustuu vain ohjelmiston käyttäjien määrään. Tämä tarkoittaa, että yrityksellä on vapaa käyttöoikeus kaikkiin vakio-Odoon moduuleihin, maksat vain käyttäjistä. 

Odoon käyttökustannukset riippuvat siis käyttäjien määrästä. Yleisesti ottaen Odoo on onnistunut tavoitteessaan tarjota markkinoiden edullisin ERP.  Odoon hinnoitteluun voit tutustua täällä.

SAP:lla on Odooseen verrattuna kalliimpi lisensointimalli. Tämä johtuu siitä, että SAPissa on laajempi valikoima suuryrityksille suunnattuja ominaisuuksia ja moduuleja. SAP tarjoaa niin ikään useita erilaisia hinnoitteluvaihtoehtoja: jatkuvaa, tilauspohjaista ja pilvipohjaista lisenssimallia. Tarkka hinta riippuu valitusta tuotteesta ja käyttäjien määrästä. 

Yhteenveto

Tässä artikkelissa vertasimme SAPia ja Odoota yleisellä tasolla. Järjestelmien vertailu yksittäisten toimintojen tasolla olisi raskasta excel-jumppaa. Monet konsulttiyriykset ovat harjaantuneita tällaiseen vertailuun.

Yksittäisten toimintojen tasolla vertailu on järkevää tehdä vain silloin, jos tiedät hyvin tarkkaan mitä tarvitset nyt ja tulevaisuudessa. Toisaalta voit tarkastella valintaa myös toisinpäin ja päätät mukauttaa omaa toimintaa valittavan ERP-ohjelmistoon sopivaksi. Tällöin 100 % kattavien vaatimuslistojen rakentaminen ei ole enää keskeisin valintaprosessin osa.

Aiemmista blogeistamme löydät lisää hyödyllisiä vinkkejä ERP- järjestelmän valintaan sekä onnistuneeseen käyttöönottoon.