Asiantuntijayrityksen kannattavuuteen vaikutat tehokkaimmin asiakastyytyväisyyttä parantamalla ja maksimoimalla henkilöstön käyttöasteen. 

Asiantuntijayrityksessä käyttöaste tarkoittaa laskutettavien tuntien suhdetta työtunteihin, joista maksetaan palkkaa. Mitä suuremman osan työajastaan asiantuntija voi laskuttaa, sitä korkeammaksi hänen käyttöasteensa nousee. Vastaavasti, mitä vähemmän organisaatiossa on hallinnollista henkilökuntaa suhteessa asiakastyötä tekeviin, sitä korkeammaksi asettuu yrityksen käyttöaste. Heikko käyttöaste on merkki siitä, että yritys toimii turhaan tyhjäkäynnillä, käyttää liikaa aikaa byrokratiaan tai ylimääräisiin rutiineihin. Kaikki tämä laskee yrityksen kannattavuutta. 

Käyttöasteeseen voi vaikuttaa motivoinnilla, kuten palkitsemalla asiantuntijoita laskutusasteen perusteella, viestimällä avoimesti laskutusasteesta ja siirtämällä laskutuksen asiantuntijoiden vastuulle. 

Tyhjäkäyntiä voidaan vähentää valitsemalla oikeat työvälineet, kuten moderni toiminnanohjausjärjestelmä. Käytettävän järjestelmän helppokäyttöisyys ja toiminnallisuus korostuu, kun on tarve tehostaa toimintaa. Tehokkaasti toimiva asiantuntijaorganisaatio pyrkii minimoimaan ajan, joka käytetään rutiineihin. Niinkin yksinkertaisissa asioissa kuin työtuntikirjauksien sekä tunti- ja matkalaskujen käsittelyssä voi saada aikaan huomattavia säästöjä, kun keskittää tiedon käsittelyn yhteen järjestelmään.

Odoossa usein toistuvat rutiinit voidaan myös automatisoida. Esimerkiksi asiantuntijoiden tuntikirjaukset ja kululaskut siirtyvät lähes automaattisesti asiakaslaskutukseen. Usein toistuvat osto- ja myyntilaskut voidaan automatisoida lähestulkoon reskontrakirjanpitoon asti. Me olemme kehittäneet tämänkaltaista ohjelmistorobotiikkaa Odooseen.

Kuuntele Kasvun työkalut -podcast: Säästä 80% työaikaa - miten liikkeelle talouden automatisaatiossa?

Kaikki yhteen paikkaan 

Tyypillisesti yrityksissä hallinnoidaan useita IT-järjestelmiä. Kasvuyrityksissä usean järjestelmän loukkuun ajaudutaan usein vahingossa ilman sen kummempaa suunnitelmaa. Isoissa yrityksissä toiminnot helposti siiloutuvat, minkä vuoksi jokaiseen työtehtävään saattaa valikoitua oma järjestelmä, joka ei keskustele muun organisaation tarpeiden kanssa. 

Jos myyntiä, tarjousten käsittelyä ja projekteja ylläpidetään useissa eri työkaluissa, ei tärkeät tiedot ole välttämättä ajan tasalla. Kun dokumentaatio ja viestintä pirstaloituvat eri kanaviin, tieto ei ole oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan. Tällaisessä ympäristössä tiedon käsittely on vähintäänkin hidasta ja aikaa tuhlataan ylimääräiseen selvittelyyn ja väärinymmärrysten korjaamiseen. 

Tehokkaasti toimiva asiantuntijayritys hoitaa markkinoinnin, myynnin, asiakkuuksien hoidon (CRM) sekä projektien johtamisen samassa järjestelmässä, missä muutkin päivittäiset rutiinit pyörivät. Kun yhteen kattojärjestelmään tuodaan vielä rekrytointiin ja tapahtumajärjestelyihin liittyvät toiminnallisuudet sekä  taloushallinnon tehtävät, alkaa järjestelmän käyttö jo itsessään parantaa tehokkuutta ja tuoda säästöjä.

Opettele tulkitsemaan dataasi oikein

Jos ei nyt ihan selvännäkijän ennustustaitoja omaisikaan, niin oikean datan fiksulla tulkinnalla voit päästä jo aika lähelle. Toiminnanohjausjärjestelmästä saa melko tarkan tulevaisuuden ennusteen, jonka varassa voi tehdä tietoon perustuvia päätöksiä uusista investoinneista, palvelujen tuotteistamisesta ja yrityksen toiminnan kehityksen painopistealueista. 

Kun kaikki käyttävät yhtä ja samaa helppokäyttöistä toiminnanohjausjärjestelmää, on myyntiennusteet realistisia ja luotettavia. Kannattavuusennusteiden perusteella asiantuntijayritys voi tehdä oikeat päätökset muun muassa uusista rekrytoinneista ja henkilökunnan täydennyskoulutuksesta riittävän ajoissa.  Kun data on luotettavaa ja sitä tulkitaan oikein, tiedetään missä kohtaa myyntiprosessia tai asiakkuudenhoitoa on eniten kehitettävää.

Johtopäätökset voivat osua oikeaan vain silloin kuin data on kunnossa. Analysoijan on voitava luottaa siihen, että tieto on ajan tasalla ja kaikilla on sama tieto.  Siksi on tärkeää, että keskität tiedon ja lukujen pyörittämisen mahdollisimman harvaan järjestelmään, parhaimmassa tapauksessa yhteen. 

Odoo on parantanut Spinversen kilpailuetua

Vahvassa kasvussa oleva innovaatiokonsultointiyritys Spinverse on asiantuntijayritys isolla A:lla. Spinverse käyttää Odoo-toiminnanohjausta lähes kaikkeen. Spinversen seniorikonsultti Mikko J. Salminen arvioi, että ilman Odoota he tarvitsivat ainakin yhden ylimääräisen hallintoihmisen.

Lue täältä, miten Spinverse on parantanut kilpailuetuaan Odoon avulla

Lue lisää toiminnanohjausjärjestelmän eduista asiantuntijaorganisaatiolle