Yli kolme neljäsosaa  haluavat helppoa ja reaaliaikaista raportointia (85 %) sekä sähköistä ja automatisoitua kirjanpitoa (78 %). Stressitön tilinpäätös nousi kolmanneksi suosituimmaksi toiveeksi (69 %). Lähes kaksi kolmasosaa odottaa myös reaaliaikaista kirjanpitoa (65 %) ja työskentelyä samassa järjestelmässä (59 %) asiakkaan kanssa. Hieman vähemmän ääniä saivat mobiilikäyttöisyys (49 %), automaattinen varastokirjanpito (37 %) ja verkkokaupan automatisoitu kirjanpito (33 %).

Vastaukset eivät yllättäneet, sillä meidän näkemyksemme mukaan taloustieto on tuoretavaraa, jolla on parasta ennen -päiväys. Hapantumisriskin vuoksi taloustietoa pitäisi aina käsitellä ja tulkita tuoreena eikä vasta kuukausien päästä, kun kirjanpito on saatu suljettua. Odoossa raportoinnin tekee helpoksi se, että raportit päivittyvät reaaliajassa. Voit esimerkiksi tuloslaskelmalla ja taseella valita, haluatko huomioida raportissa myös luonnostilassa olevat tositteet. Raporteilta on helppoa porautua yksittäiselle tositteelle, millä varmistetaan audit-trail.

Sähköinen ja automatisoitu kirjanpito (78 %) mahdollistaa datan tuoreuden, jolloin suurin osa luvuista on aina käytettävissä päätöksenteon tueksi reaaliajassa.

Toimitusjohtajamme Roy Nurmi puhuu usein yrityksen sykkeen mittauksesta. Kun sykettä mitataan reaaliajassa nähdään varoitusmerkkejä luvuista jo siinä vaiheessa, kun sonta vasta alkaa lähestyä tuuletinta. Haastavina aikoina on tärkeää osata puuttua poikkeamatilanteisiin heti, kun varoitusmerkkejä alkaa näkyä. Tästä blogista voit lukea lisää, miten meillä SprintIT:llä sykkeenmittaus auttoi yli uhkaavasta tilanteesta pari vuotta sitten. 

Reaaliaikainen kirjanpito (65 %) mahdollistaa nopean ja järkevän päätöksenteon organisaation eri tasoilla. Päätöksentekovastuu ja -oikeus on moderneissa yrityksissä siirretty sinne, missä päätösten vaikutuksetkin kohdataan. Se ei ole vain ylimmän johdon etuoikeus. Tämä parantaa huomattavasti myös työntekijätyytyväisyyttä. Seniorikonsulttimme Stefan Östman avaa blogikirjoituksessaan sitä, millaisia etuja yritys saa päätösentekoon reaaliaikaisesta kirjanpidosta.

Jotta kirjanpito on reaaliaikaista, on sen luonnollisesti oltava sähköistä ja mieluusti erittäin pitkälle automatisoitua (78 %). Odoon käyttäjät eivät pyörittele papereita tai kuitteja, oli sitten kyse laskutuksesta tai kulukorvauksista. Valtaosa prosesseista on automatisoitua ja vapauttaa aikaa liiketoiminnan kehittämiseen. 

Asiakkaamme TEXA onnistui vähentämään 75 % ostoreskontran käsittelyyn käytettyä työaikaa siirtymällä Odooseen. “Aiemmin 4 tuntia vienyt työ sujuu nyt tunnissa. Erityisesti verkkolaskujen käsittelyn automatisointi, kiertojonojen asettamisen helppous on parantanut tehokkuutta”, kertoo talouspäällikkö Rauno Nurmela.

• Kirjanpito on parasta toteuttaa suoritusperusteisesti. 
• Suurin osa transaktioista kannattaa automatisoida poistoja myöten. Tällöin jää kerran kuussa lähinnä varmistettavaksi, että kertaluonteiset ostolaskut ovat oikein ja kuitit löytyvät luottokorttilaskuilta. 
• Myynnin laskutus on järkevää automatisoida, samoin säännöllisten ostolaskujen hyväksyntä. 
• Ohjelmistoissa, joissa kirjanpito on reaaliaikaista, luvut ja reskontra täsmäytyvät automaattisesti. Esimerkiksi ostoreskontraraportilla näkyvät luvat täsmäävät automaattisesti oikein taseeseen Odoossa. 
• Vielä kun varastonkirjanpito ja verkkokaupan myynnit käsitellään taloushallinnon kanssa samassa ohjelmistossa, ei kuun vaihde poikkea muusta ajasta juuri mitenkään.

Meillä Konsta ja Laura ovat hioneet SprintIT:n prosessit sellaiseen kuntoon, että heille kuun vaihde tai tilinpäätös ei aiheuta yhtään ylimääräistä stressiä. 

Pyysimme talousjohtajaamme Konsta Aavarantaa tarkentamaan, kuinka paljon häneltä on kulunut aikaa viimeisimpien tilinpäätöstemme valmisteluun. 

"Odoon automatisoitu kirjanpito on ns. tilinpäätösperusteista kirjanpitoa, eli tilinpäätös on melkolailla valmis joka kuukausi. Lisäksi tarkistamme kauden lopulla poistot ja laadimme tilinpäätösdokumentin. Teknisesti tilinpäätökseen työstämiseen kuluu muutama tunti. Toki myös asiaan liittyvät palaverit, selvitykset tilintarkastajille ja läpikäynti hallituksen kanssa vievät joitakin tunteja."

Konsta uskoo, että kuukausitason prosesseja hiomalla aika tulee vieläkin vähenemään tulevina vuosina. 

“Voin rehellisesti sanoa, että meillä ei ole minkäänlaista ylimääräistä stressiä kuun vaihteessa tai tilinpäätöksen aikaan. Meidän ei tarvitse sovittaa lomiamme tai omia menojamme taloushallinnon rutiinitehtävien syklien mukaan”, hän kertoo.

Reilusti yli puolet ymmärtävät edut, jotka saavutetaan työskentelemällä kaikki yhdessä järjestelmässä. Luonnollisesti näin vältetään turhaa tiedon siirtoa järjestelmien välillä, johon sisältyy aina virheen mahdollisuus. Siirto hoituu useimmiten integraatioilla, mutta integraatiot ovat usein hankalia ja kalliita ylläpitää.

Samassa järjestelmässä työskentely tehostaa myös monia muita päivittäisiä töitä. Kuten viestimistä. Odoossa kaikki kommunikaatio kirjataan ja tallennetaan yksittäiseen tapahtumaan, eli olioon. Jos tarvitset osto- tai myyntilaskuun, muistiotositteeseen, tarjoukseen tai asiakkaan tietoihin tarkennuksia kollegalta, asiakkaalta tai toimittajalta, pyydät ne Odoossa. Voit unohtaa sähköpostiviestittelyn tai keskustelun erillisissä pikaviestinpalveluissa. Pyyntösi ja vastaukset jäävät talteen kunkin olion kohdalle Odoossa. Lisäksi kaikkiin tapahtumiin voidaan ajastaa tehtäviä ja muistutuksia, jolloin ne eivät jää epähuomiossa roikkumaan liian pitkiksi ajoiksi. 

Lue täältä lisää, miten yhdessä järjestelmässä työskentely lisää tehokkuutta ja nopeutta reagointikykyä. 

Puolet vastaajistamme toivoivat mobiilikäyttömahdollisuutta myös taloushallinnon ohjelmistolle. 

Lähes 40 % haaveilee automaattisesti varastokirjanpidosta ja tasan kolmannes haluaisin automatisoida verkkokaupan kirjanpidon käsittelyn.

Mobiilikäyttö on jo arkea moderneissa käyttäjäystävällisissä taloushallinnon ohjelmissa. Suurin osa töistä luonnollisesti tehdään pöydän ääressä koneella, mutta tieto siitä, että ad hoc -asiat voi tarkistaa myös mobiilisti tuo miellyttävää joustoa työn tekoon.

Verkkokauppiaille ja mille tahansa varastoja ylläpitäville yrityksille varastokirjanpidon automatisointi sekä verkkokaupan varastosaldojen ja myyntitietojen ajantasaisuus on varmasti toivelistan kärjessä. Arvelenpa, että jos tekisimme tämän kysely verkko-, tukku- tai vähittäiskauppiaitten tapahtumassa talousihmisille saattaisi vastausten painoarvoa olla hyvinkin erilainen.